Çalışma sürecinde, kuruluşların başkanları kayıt tutmalıdır. Buna personel, muhasebe ve vergi muhasebesi dahildir. Bunun oldukça büyük miktarda menkul kıymet ve buna bağlı olarak bilgi anlamına geldiğini anlamak kolaydır. Verilerde karışıklığı önlemek için dokümantasyonun bakımını doğru bir şekilde planlamak gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Kuruluş büyükse, her site için bir çalışanın işe alınması tavsiye edilir. Diyelim ki personel belgelerini kaydetmek için bir çalışana ihtiyaç var, muhasebe için bir başkasına veya hatta birkaçına ihtiyaç var. İş tanımında, eyaletinizde çalışan her kişinin sorumluluklarını açıkça belirtin. Her şeyden önce, kayıtların nasıl tutulacağına dair bir madde ekleyin.
Adım 2
Paradan tasarruf etmek istiyorsanız, belgeleri kendiniz tutabilirsiniz. Personel kayıtları için birkaç klasör ve bir not defteri satın alın. Belgeleri gruplamak için klasörlere ihtiyaç duyulacaktır. Örneğin, kurumda halihazırda çalışmakta olan çalışanlar için bir klasör oluşturabilirsiniz; arşiv için başka bir klasör gereklidir. Bilgi bulmayı kolaylaştırmak için verileri bir not defterine yazın. Diyelim ki bir çalışanı işe aldılar. Defterde onun hakkında kısa bilgiler yazın, ayrıca daha ayrıntılı verileri bulabileceğiniz klasörü de belirtin.
Aşama 3
Güncel belgeler için takipte kalın. Her çalışan için kişisel bir kart vermelisiniz, işle ilgili tüm bilgileri buraya girin. Örneğin bir çalışan tatile gitti, bu bilgiyi karta yazın. Ayrıca aylık olarak bir zaman çizelgesi doldurmanız gerekir.
4. Adım
Muhasebe daha karmaşık ve zaman alıcıdır. Bunu yapmak için özel bilgiye ihtiyacınız var. Mevzuattaki değişiklikleri takip ettiğinizden emin olun. Belgeler klasörlerde olmalıdır ("Sözleşmeler", "Banka", "Kasa Defteri", "Verilen faturalar", "Gelen faturalar", "Ön raporlar" vb.). Tüm belgeler kronolojik sıraya göre düzenlenmelidir. Bazı arşivleri bir mühür ve imza ile numaralandırmanız, dikmeniz ve onaylamanız gerekecektir. Bu tür belgeler arasında bir kasa defteri, bir satış defteri, satın alma işlemleri ve diğerleri bulunur.
