Hizmet mektubu, üçüncü şahısları posta yoluyla bilgilendirmenin yaygın bir yoludur. Önemli bilgilerin ortağa aktarıldığına dair yazılı bir onay alınması gerektiğinde veya diğer iletişim türlerinin kullanılmasının imkansız olduğu durumlarda kullanılır. Bu belgenin birçok çeşidi vardır ancak böyle bir mektup hazırlanırken dikkat edilmesi gereken genel kurallar vardır.
Gerekli
Antetli antetli kağıt
Talimatlar
Aşama 1
Başlamak için, kuruluşunuzun bu mektuplar için özel olarak tasarlanmış antetli kağıdını alın. Standart antetli kağıttan temel farkı, banka detaylarıyla birlikte posta detaylarının bulunmasıdır. İşletmenizde durum böyle değilse, kendi sürümünüzü hazırlayın. Logoyu buraya yerleştirin ve iletişim için kuruluşun adını, banka bilgilerini, posta adresini, telefon, faks ve e-posta adresini belirtin.
Adım 2
Sağ üst köşede, mektubun muhatabını belirtin (şirketin adı, posta adresi, pozisyon, başın tam adı). Mektup birkaç kuruluşa gönderilmişse, adresleri arka arkaya, ancak üst üste dörtten fazla olmayacak şekilde ve liderler belirtilmeden yerleştirilir. Şimdi doğrudan mektubun metnine gidin, çünkü bu belge adını yazmaz (eylemler, notlar, vb.'den farklı olarak). Bunun yerine, mektubun konusunu, temyizinizin özünü - "geç ödeme hakkında", "şartları değiştirme hakkında" vb.
Aşama 3
Mektubun metni iş tarzında olmalıdır. Önemli bilgileri aktarırken karışıklığı önlemek için özü mümkün olduğunca kısa ve doğru bir şekilde belirtin. Bir mektup bir konuyu ele almalıdır. Partnerinizle aranızdaki tüm sorunları tek bir mektupta çözmeye çalışmayın. Farklı icracılar olabileceğinden ve ayrıca mahkemede karar verilmesini gerektiren uyuşmazlıklarda bu önemli olabileceğinden her biri ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Buna göre, mektubun hacmini bir sayfadan fazla göstermemek en iyisidir.
4. Adım
Son olarak, Ekler bölümünde ek belgeleri listeleyin. Yöneticinin imzası için bir yer bırakın ve imzasını parantez içinde (soyadı, baş harfleri) deşifre edin. İletişim için sanatçının tam adını ve ofis telefon numarasını belirttiğinizden emin olun. Orijinal belgeyi amirinizle imzalayın ve mektubu kuruluş sekreterinize giden belge olarak kaydedin.
