Bazen hissedarların, TSK üyelerinin, bir kamu kuruluşunun veya diğer herhangi bir vatandaş toplantısının tutanaklarının düzenlenmesi gerekir. Bir tüzel kişiliğin veya bir kamu derneğinin faaliyetleriyle ilgili çeşitli konularla ilgili olabilir. Genellikle hayati konulara değinir ve orada alınan kararların meşruiyetini teyit eder. Toplantı tutanakları yasal bir belgedir, bu nedenle doğru bir şekilde düzenlenmesi ve uygun şekilde yürütülmesi çok önemlidir.
Talimatlar
Aşama 1
Bir sayfa standart A4 kağıdı alın, onu yönlendirin ve giriş bölümünde bu protokolün ne üzerine hazırlandığını, vatandaşların veya hissedarların hangi vesileyle toplandığını, toplantı tarihini ve gerçekleştiği adresi belirtin.
Adım 2
Kendisi olmayanların sayısını belirtiniz, listeye göre veri verilip verilmediğini işaretleyiniz.
Aşama 3
Görüşme, ön sorgulama sırasına göre veya şahsen yapılabilir, bazen birleşik bir form kullanılır, bu nedenle bu da tutanakta belirtilmelidir.
4. Adım
Seçilen başkan ve toplantı sekreterinin soyadını, adını ve soyadını tutanağa yansıtın. Kural olarak, bu bir kooperatif veya konut birliği üyelerinin toplantısı ise, bu derneklerin başkanları toplantıya başkanlık edemez.
Adım 5
Gündeminizi en acil konudan başlayarak listeleyin. Bu konudaki konuşmaların ve tartışmaların kayıtları, her noktasıyla başlar. Raporun ve yorumların ana bölümünü seçin, farklı yorumlar dışında bunları kısa bir biçimde sunun. Gerekirse, toplantı gündemindeki belirli bir konuya ayrılmış raporun bir örneği tutanağa eklenebilir. Tartışmaya katılanların tüm yorumları ve konuşmaları isimleriyle birlikte verilmelidir.
6. Adım
Konuyla ilgili alınan kararı not edin ve her konu için oylama istatistiklerini belirtin: lehte, aleyhte konuşan ve çekimser kalanların sayısı.
7. Adım
Gündem maddelerinin görüşülmesi tamamlandıktan sonra toplantının kapatıldığı tutanaklara yansıtılmalıdır.
8. Adım
Tutanağı toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalayın ve kuruluşunuzun arşivlerinde kalıcı olarak dosyalayın.
