Toplantıların sonuçları tutanak şeklinde belgesel kayıt gerektirir. Bu belgeyi hazırlarken, tartışmanın ana noktasını yansıtmak, tüm tartışmayı mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde sunmak önemlidir.
Tutanak, toplantıdan sonra toplantı sekreteri tarafından hazırlanır, bu sekreter ya tartışma sırasında notlar alır ya da bir diktafon kaydı tutar. İkinci seçenek, olası anlaşmazlıkları çözmek için en uygun olanıdır.
Görsel olarak, belge aşağıdaki bölümlerden oluşur:
- Genel bilgi;
- toplantı gündemi;
- tartışılır ve kararlar alınır.
Genel bilgi
Bu bilgi bloğu başlığı, yeri (şehir, tarih, toplantı saati), mevcut kişilerin listesini içerir. Toplantının başlığı başlıktır. Örneğin, personel konularında bir çalışma grubu toplantısı. Tarih ve saat bloğu, protokolün imzalanma tarihi hakkında değil, doğrudan yapılan toplantı hakkındaki bilgileri gösterir.
Toplantı daimi bir yapı (komisyon, çalışma grubu vb.) tarafından yapılıyorsa, genel bilgiler, toplantının daimi başkanı ve sekreterinin tam adını gösterir.
Hazır bulunanların listesi hazırlanırken, davetlilerin pozisyonlarının ve çalışma yerlerinin adları belirtilmelidir. Bu bilgi bloğu "Mevcut" kelimesiyle başlar. Toplantının bir oylama öngörmesi durumunda, tutanakta bulunanlar, oy hakkı olan ve oylamaya katılma hakkı olmayan iki gruba ayrılır.
Toplantı gündemi
Toplantı gündemi toplantıdan önce oluşturulur. Ancak, örneğin, acil toplantılar için istisnalar vardır. Bu blok, konuşmacıları ve raporların zaman sınırını belirtmeden toplantının konularını listeler. Toplantı bir konuyu görüşmek üzere toplanmış olsa bile, belgenin başlığında yer almaz, gündem şeklinde düzenlenir.
Konuşma süresine bağlı olarak, sunulan gündem otomatik olarak onaylanabilir veya başkanın oylamasına sunulabilir. Bu durumda tartışma, toplantı gündeminin onaylanması sorusuyla başlar. İtiraz yoksa, tutanakta böyle bir karar şu şekilde resmileştirilir: "Gündemde anlaşma konusu oylamaya sunuldu." Oylama sonuçları şu şekildedir: "Oy verildi: - (oy sayısı), aleyhte - hayır, çekimser - hayır."
Tartışma ve karar verme
En büyük soru bloğu, tartışmanın gidişatını yansıtmak için ayrılmıştır. Gündemde yer alan her konu, gündem metninden başlayarak ayrı bir bloğa konur. Bunu, aşağıdaki biçimde hazırlanan raporun seyri takip eder: “Dinlenen: (konuşmacının tam adı)”. Deneyimli transkripsiyoncular, konuşmaları değil, birkaç cümleyle ifade edilebilecek genel anlamı bırakmayı önerir. Raporun çoğunun anlamını korumak önemliyse, konuşmanın tezlerini veya protokol ekindeki sunumdan alıntıları belge metninde atıfta bulunarak alıntı yapabilirsiniz.
Aynı şey tartışmanın seyrinin yansıması için de geçerlidir. Birkaç konuşmacı aynı bakış açısına bağlıysa, konuşmaları şu şekilde resmileştirilebilir: “Konuşmacının fikrini destekleyen konuşmacılar (konuşmacıların tam isimleri)”.
Her sorunun sonucunda bir çözüm formüle edilmelidir. Taslak kararlarda önceden hazırlanmalı veya tartışma sırasında toplantıya katılanların kendileri tarafından formüle edilmelidir. Kararlar, açık ve doğru bir şekilde sunulması gereken belirli formülasyonlar şeklinde verilir. Tamamen bilgilendirme amaçlı konuşmalara ilişkin kararlar, toplantıya katılanlar tarafından dikkate alınabilir.
Toplantıda oylama öngörülüyorsa, her sayıdan sonraki tutanakta şu sonuçlar yer almalıdır: “Karar oybirliği ile alındı”, “Karar oy çokluğu ile alındı”, “Karar verilmedi.” Benzer notlar yazılmalıdır. konuların tartışmadan çıkarılması, başka bir toplantıya ertelenmesi veya konuşmacı olmaması nedeniyle görüşülmemesi hallerinde.
Sonunda tutanak, başkan ve sekreter tarafından imzalanır ve gerekirse toplantıyı yapan kuruluşun mührü ile tasdik edilir.
