Toplantının kendiliğinden hazırlanabilecek bir olay olduğuna dair bir görüş var. Aslında, bu tür bir iş etkileşimi ciddi bir idari eğitim gerektirir.
Toplantının konusu
Toplantının nedeni başlatıcı tarafından formüle edilmelidir. Bu kapasitede toplantının en önemli katılımcısı hiçbir şekilde her zaman değildir. Toplantıların şirket içi olabileceği ve çok çeşitli davetlilerin katılımıyla olabileceği gerçeğinden hareketle, konuyu diyalog için ihtiyaç duyulan tüm insanları çekecek şekilde tanımlamak önemlidir.
Tipik olarak, konunun teknik formülasyonu idari personel veya doğrudan toplantı sekreteri tarafından yapılır. Toplantının gündemi, verilen konudan takip edilir. Bu belge, tartışılması planlanan tüm konuları içerir. Önceden anlaşma ile, her soruya, tartışmayı dikkate almadan konuşması için bir zaman sınırı atanan bir konuşmacı atanır. Görüşmenin süresi gündemde ayrıca belirlenir.
Konuların daha iyi anlaşılması için kısa referanslar, istatistikler veya diğer bilgilendirici bilgileri içeren bir çalışma notu hazırlamak gereksiz olmayacaktır. Sekreter bu tür materyalleri her konuşmacı ile ayrı ayrı hazırlar.
Belgesel hazırlamanın son aşaması, her bir konuda taslak kararların geliştirilmesidir. Bu belge, tartışmaya dayalı olarak raportörlerin önerdiği çözümleri temsil etmektedir. Konuşmacılar tarafından sunulan son cümleleri kaydederler. Katılımcılar taslak karardaki seçeneğe katılmazlarsa, belge sekreter tarafından düzeltilir.
Davet edilen kişiler
Gündem, gündeme getirilen konuları ele almak üzere davet edilmesi gereken kişilerin yaklaşık listesini büyük ölçüde belirlemektedir. Bu nedenle, üretken bir yol, konuşmacı ile zıt bakış açısına sahip insanları davet etmektir. Bu durumda toplantı tartışmalı durumun tarafları için bir "yuvarlak masa" görevi görür.
Toplantı katılımcıları mevcut herhangi bir yöntemle bilgilendirilir - telefon görüşmesi, e-posta veya kişisel davet. Tüm belge paketi, materyalleri önceden tanıma fırsatına sahip olmaları için tüm katılımcı kişilere önceden teslim edilmelidir.
Toplantı yapmak
Toplantıya bir sekreter katılmalıdır. Görevi, tartışmanın ardından bir protokol hazırlamaktır. Belgenin taslağını oluştururken, önemli olan tartışmayı kaydetmenin birebir doğruluğu değil, önemli konuşmaların ve özel önerilerin yansımasıdır.
Olası tutarsızlıkları dışlamak için toplantının gidişatını bir diktafona kaydetmek daha iyidir. Tüm katılımcılar kaydın başlangıcından haberdar edilmelidir.
