Toplantı sonunda toplantının gündemini, alınan kararları, bunların hangi koşullarda uygulanacağını vb. belirlemek için bir protokol düzenlenmelidir. Tutanağın toplantıdan hemen sonra düzenlenmesi önemlidir., ve "sonraya kadar" ertelemeyin. Profesyonel bir sekreterin tutanak tutması iyi olur. Ancak, durum böyle değilse, toplantı tutanaklarının tutulması için belirli kuralları bilen diğer kişiler de bunu yapabilir.
Talimatlar
Aşama 1
Toplantı tutanağını tutan kişi, alınan kararların mantığını anlamak için geçmiş toplantıların tüm kararlarından haberdar olmalıdır. Bir toplantıda tutanak tutuyorsanız, önceki birkaç toplantının tutanaklarının kopyalarını alın. Toplantıda, gündem maddelerini derhal belgeleyin.
Adım 2
Gündemdeki her maddenin yanına toplantı sırasında dile getirilen düşünceleri yazın. Bu kısaca yapılabilir, çünkü tutanaklar toplantı sırasında değil, toplantıdan sonra kesinleşecektir. Bu notların amacı, onlarla birlikte ifade edilen tek bir önemli düşünceyi kaçırmamanızdır. Ayrıca kimin ne söylediğini ve hangi konuda konuştuğunu hatırlamak için konuşanların isimlerini de yazın. Kişisel görüşler veya varsayımlardan değil, yalnızca ifadelerden gerçekleri yazın.
Aşama 3
Protokolün uygulanması, önemli noktaların unutulmaması veya kayıtların kaybolmaması için toplantıdan hemen sonra yapılmalıdır. Tutanak, toplantının iş tarzında kısa bir açıklamasını içermelidir. Bunu yapmak için dolaylı konuşmayı kullanın, her şeyi geçmiş zamanda yazın: "II Ivanov şunu kaydetti …".
4. Adım
Protokolün içeriği şunlardan oluşmalıdır:
1. Toplantının amacını ve tarihini belirten, bazen toplantının başlama saatini de belirten "büyük harfler";
2. hazır bulunan ve bulunmayanların listeleri;
3. Alınan kararların bir özeti - bu kararları başlatanları gösterir.
