Herhangi bir toplantının kararı, yalnızca tutanaklarda resmileştirildiği takdirde yasal olarak bağlayıcıdır. Veli toplantılarının tutanakları, ev sahipleri 'veya hissedarlar' toplantılarının tutanakları elbette içerik bakımından farklılık gösterir, ancak form için gereksinimler her zaman yaklaşık olarak aynıdır.
Bir taslak üzerine yaz
Toplantı sırasında bilgisayarda yazmak her zaman uygun değildir, bu nedenle tutanaklar önce bir taslağa yazılabilir. Toplantı başlamadan önce bazı bilgiler girilebilir. Yukarıya, hemen altına "Dakika" kelimesini yazın - toplantının adı ve tarihi. Solda daha da aşağıya "Katıldı" kelimesini yazın. Nitelikli veya salt çoğunluk ile bir karar alınması bekleniyorsa, kaç kişinin hazır bulunması gerektiğini belirtin. Bu, örneğin, evin nasıl yönetileceğine, büyük onarımlar için para toplanmasına vb. karar vermesi gereken bir ev sahipleri toplantısı söz konusu olduğunda önemlidir. Gündeminizi aşağıya yazın. Henüz bilmediğiniz konuları tartışmayı düşünüyorsanız, "Muhtelif" maddesini ekleyin. Bazı durumlarda, zaman sınırı belirtilmelidir.
Toplantı başladıktan sonra
Kaç kişinin bulunduğunu ve kaç kişi olması gerektiğini yazın. Gündemin altına “Dinlendi” kelimesini yazın ve iki nokta üst üste koyun. Soruları, konuşmacıların isimlerini ve konuşmaların bir özetini nokta nokta yazın. Konuşmacılardan konuşmalarını önceden göndermeleri istenebilir. Her sunum yapan kişiye sorulan soruları ve cevapları tutanaklara kaydedin. Çözümlere gelince, her sorudan sonra veya protokolün alt kısmında tek bir blok olarak girilebilirler. Kaç kişinin "lehte", "aleyhte" oy kullandığını, kaçının çekimser kaldığını belirttiğinizden emin olun. Kararların altına başkan ve sekreterin adları yazılır ve tarih yazılır. Bazı durumlarda, başkanlığın tüm üyelerinin adlarının belirtilmesi gerekir.
Bilgisayarda metin yazın
Bir bilgisayarda yazarken, sekreter genellikle metni düzenler. Anlamını bozmamak için düzenlemeye çalışın. Bu özellikle kararlar için geçerlidir. Protokollerin kaydı için tek tip bir form yoktur, ancak genellikle aşağıdaki kurallar geçerlidir:
- metin bir veya bir buçuk aralıkla 14 punto büyüklüğünde yazılır;
- ana metnin hizalanması - her iki tarafta;
- başlık hizalaması - ortalanmış, katılımcı sayısı - sağ;
- paragraflar kırmızı bir çizgiyle başlar.
Metni yazın, başkan ve sekreterin imzaları için boşluk bırakmayı ve imzaların transkriptlerini koymayı unutmayın. En alta tarihi koyun. Tutanağı yazdırın ve başkan ve sekreterin imzalamasına izin verin. Devamsızlıkta bir toplantının yapıldığı durumlar vardır. Bu durumda konuşmaların metinleri yazılmaz. Protokolün geri kalanı aynı şekilde hazırlanır.
