Tutanak, toplantılarda, toplantılarda veya konferanslarda tartışmanın seyrini ve alınan kararları kaydeden bir belgedir. Tutanaklar, olay sırasında tutulan kayıtlar esas alınarak düzenlenir. Bu bir transkript, bir ses kaydı veya sekreterin taslak notları olabilir. Gündem, konuşma özetleri, taslak kararlar ve katılımcı listeleri de kullanılır. Kurallara göre, tutanak toplantıdan sonraki üç gün içinde düzenlenir.
Talimatlar
Aşama 1
İlk satır, toplantının yapıldığı işletmenin tam adıdır. İkinci satır büyük harflerle "PROTOKOL" kelimesidir. Sonra - tutanak tarihi (bunun, belgenin düzenlendiği gün değil, toplantı tarihi olduğuna dikkat edin), kayıt numarası ve belgenin düzenlendiği şehir. Daha sonra başlık yazılır - sol köşede büyük harfle, genel durumda kararlaştırılan toplantı türünün tanımını "tutanak" kelimesiyle belirtir. Örneğin, "Yapısal bölüm başkanlarının toplantıları".
Adım 2
Bir sonraki bölüm protokolün tanıtımıdır. Paragraf başlığından sonra "Başkan:" yazıp soyadını ve baş harflerini belirtin, "Sekreter:" tam adı da kaydedilir. Yeni bir satıra "Katıldı:" yazın ve katılımcıların adlarını ve baş harflerini alfabetik sırayla listeleyin. Üçüncü taraflar varsa (kuruluşun çalışanları değil), davetlilerin adlarını ve kuruluşlarını listeleyen "Davetliler:" satırını ekleyin. 10'dan fazla katılımcı varsa, onları protokolde listelemeyin, ancak "Katıldı:" dan sonra toplam kişi sayısını ve "liste ektedir" ifadesini yazın. Liste, protokolün ayrılmaz bir parçasıdır. Alana, tartışılan konuların numaralı listesini konuşmacıların isimlerini belirterek yazın.
Aşama 3
Tutanağın ana metni, her bir gündem maddesi altındaki tartışmanın gidişatını açıklayan bölümlerden oluşmaktadır. Bölüm sayısı gündemdeki madde sayısına karşılık gelir, her bölüm “DİNLENDİ”, “KONUŞULAN”, “KARAR VERİLDİ” bölümlerinden oluşur. Karar bir oylama içeriyorsa, kararı formüle ettikten sonra "Oybirliğiyle" veya örneğin " - 5 için, - 1, çekimser - 2" yazın. Karar, sorumlu (yürütücü) ve son tarihi gösteren zorunlu bir ruh halinde formüle edilir.
4. Adım
Kayıttan sonra protokol başkan ve sekreter tarafından imzalanır.
