Genel kurulda alınan kararlar elbette tutanaklara geçirilir. Ancak, yalnızca doğru bir şekilde resmileştirildiyse yürütme için kabul edilirler. Bu durumda, temel gereksinimler, belgenin içeriğine değil, biçimine uygulanır. Bu nedenle, derlenirken zorunlu bilgilerin belirtilmesine özellikle dikkat edilmelidir. Bu durumda dikkatsizlik, alınan kararların hukuka aykırı olarak tanınmasını tehdit edebilir.
Gerekli
A4 kağıt
Talimatlar
Aşama 1
Başlamak için, şirket içi kullanım için evrak işleri için tasarlanmış antetli kağıdı alın. Bu, görevinizi basitleştirecek ve kuruluşun ayrıntılarını manuel olarak doldurmanıza izin vermeyecektir. Değilse, sıradan A4 kağıt ofis kağıdı alın ve kuruluş veya topluluk adına ve ilk ayrıntılarını yazın. Ardından, toplantının yerini ve saatini belirtin. "Dakika" belgesinin başlığını ortalayın ve hemen altında toplantının konusunu kısaca açıklayın.
Adım 2
Toplantının seçilen başkanını ve sekreteri belirterek belgenin giriş bölümünü başlatın. Ardından, tam adınızın ve iş unvanınızın bir metnini verin. Aynı şekilde, "Katıl" kelimesinden sonra toplantı katılımcılarının geri kalanını listeleyin. Çok sayıda kişi varsa, burada numaralarını belirtin ve listelenecekleri uygulamaya bir bağlantı verin. Giriş bölümünün son paragrafı gündemdir. Buraya, bu toplantıda değerlendirilmek üzere sunulan tüm konuları sırayla yazın.
Aşama 3
Tutanağın ana bölümünü, konuların duyurudaki numaralandırma sırasına göre, gündeme uygun olarak hazırlayın. Her öğenin açıklamasına, konuşmacıların adlarının belirtildiği "Dinlenenler" bölümüyle başlayın. "Hoparlörler" bölümünde, mesajlarının metinlerini sağlayın. Sonuç olarak, "Karar verildi" paragrafında alınan kararları "lehte", "aleyhte" veya "çekimser" oyu verenlerin sayısını belirterek yazınız.
4. Adım
Son bölümde ise toplantı başkanı ve tutanağı düzenleyen sekreterin imzaları yer alır. Tutanaklar toplantı sırasında düzenlenmeyip daha sonra düzenleniyorsa, ekteki genel kurul toplantı tutanağı hakkında bilgi veriniz.
