Kamuya açık mali olmayan raporların hazırlanması, sosyal yönelimli Rus işinde nispeten yeni bir eğilimdir. Şirketin halka açık raporunun iç raporlama sistemi ile çok az ilgisi vardır ve temel olarak muhasebe analizinden farklıdır, bu nedenle belgeyi hazırlama sürecinin kendi temel özellikleri vardır.
İş bilgileri şeffaflığı
Kamuya açık raporlar, on yıllardır kuruluşların faaliyetlerinde bilgi şeffaflığı yaratmak için bir mekanizma olarak kullanıldığı Batı'dan yerel iş dünyasına geldi. Amerika Birleşik Devletleri ve Avrupa'da, kural olarak, tüm büyük şirketler, çalışmalarının sosyal bileşeni ve çevreyi korumaya yönelik önlemler hakkında bilgi sağladıkları sürdürülebilir kalkınma raporları yıllık olarak yayınlamaktadır.
Çoğu zaman, bu tür raporlar, geniş bir pazar segmentinden madencilik dışı, endüstriyel ve imalat işletmeleri tarafından hazırlanır. Belgelerde, yıllık üretim hacimleriyle birlikte topluma ne gibi faydalar sağladıklarını belirtiyorlar. Bu nedenle, kamuya açık raporlar temel olarak kuruluşun hayır faaliyetlerinin sonuçlarından, çevre mevzuatına uyumdan, sivil toplumun gelişimine katılımdan ve sosyal girişimlere destekten oluşur.
Son yıllardaki eğilim, orta ve hatta küçük işletmelerin kamuya açık raporların hazırlanmasına olan ilgisinde bir artış olduğunu gösteriyor ve bu da bu mekanizmanın kurumsal hedeflere ulaşmak için yararlı olduğunu gösteriyor. Küçük pazar katılımcıları, spor kulüpleri için sponsorluk ve bir sanat okulunun himayesine ilişkin bilgilerin, düşük finansal maliyetlerle bile olsa, kesinlikle kamuya açıklanması gerektiği konusunda bir anlayış geliştirdiler.
Kamuya açık raporların ana muhatapları şunlardır:
- geniş bir kamu yelpazesi - hizmet ve mal tüketicileri, şirketin faaliyet gösterdiği bölgenin nüfusu;
- iş ortakları - şirket kurucuları, yönetim kurulu üyeleri, müşteri hizmetleri temsilcileri, yükleniciler ve hatta rakip kuruluşlar;
- kitle iletişim araçları;
- şirket çalışanları.
Kamuya açık bir rapor, yazı stilini, grafik tasarımı ve sunulmak üzere bilgi seçimini etkileyen çok çeşitli paydaşlar için uyarlanmış bir belgedir.
Bilgi seçimi
Kamuya açık raporlama için bilgi toplama işlemi devam etmektedir. En iyi seçenek, bu işi yürütmek için ayrı bir personel birimi tahsis etmektir. Bu durumda bir çalışanın görevleri, doğrulanmış kriterlere göre işletmenin tüm yapısal bölümlerinden sistematik bilgi toplamayı içermelidir.
Bu tür bilgi blokları, sosyal projelerin uygulanmasına ilişkin tüm bilgileri içermelidir, yani: hükümet yetkilileri, tüketiciler, vatandaşların temyiz çalışmaları, hayır etkinlikleri vb. ile toplantılar.
Rapor hazırlamak için metodolojik materyallerde sıklıkla belirtildiği gibi, bilgi toplama sürecinin kendisi, şirketleri hayırsever desteğini artırma, yeni sosyal projeler yaratma, hibeleri duyurma vb.
Büyük işletmeler, kural olarak, kamuya açık raporlar hazırlamak için kendi “tariflerini” icat etmezler, ancak kamu belgeleri oluşturmanın tüm temel hedeflerini gruplayan GOST ISO 26000 “Sosyal Sorumluluk Yönergeleri” ni kullanırlar.
bilgilerin sunulması
Yüksek kaliteli bir kamu raporu için önemli bir kriter, geniş bir insan yelpazesi için algının mevcudiyetidir. Bu tür belgeler hemen hemen her ilgili kişi tarafından anlaşılabilir olmalı, güvenilir bir bilgi kaynağı olarak hizmet etmeli ve şirkete açıklama için ek talepler gerektirmemelidir.
Çoğu zaman, kamuya açık raporlar, bilgilerin sunumunu basitleştiren çok sayıda grafik, çizelge ve tabloya sahiptir. Fotoğraflar ayrıca kaliteli bir genel raporun önemli bir parçasıdır.
Uygulama, halka açık bir raporun düzeninin bir belgesel sunumundan ziyade bir broşüre doğru çekilmesi gerektiğini gösteriyor. Çoğu zaman, kamuya açık bir raporun yatay bir formatı vardır.
Belgenin yapısı bir başlık sayfası, içerik, kuruluş başkanının hoş geldiniz konuşması, ana bölüm, sonuç ve terminolojik bir sözlük ile değiştirilebilecek bir giriş içerir. Alfabetik dizin de belgede gezinmeyi kolaylaştıracaktır, ancak uzunluk açısından atlanabilir.
Kamuya açık raporun dağıtımı
Basılı genel raporun kilit muhataplara - kuruculara ve iş ortaklarına - gönderilmesi amaçlanmıştır. Elektronik ortamda, kamuya açık rapor resmi internet sitesinde yayınlanır ve medya temsilcilerine gönderilir.
Kuruluş çalışanlarını bilgilendirmek için, kamuya açık raporun elektronik versiyonu kuruluşun bölümlerine gönderilir.
