Bunlarda belirtilen sayıda belge, mal ve diğer maddi değerlerin sevk edildiğini teyit etmek için eşlik eden belgeler düzenlenir. Ayrıca, eşyanın taşınmasına ilişkin ek belgelerde başka bilgiler bulunabilir.
İletim mektubu
İletilen resmi belgelere neredeyse her zaman bir ön yazı eşlik eder. Gönderenin, muhatabın ayrıntılarını, gönderilecek belge ve malzemelerin açıklamasını içerir. Gönderilen belgenin kaç sayfadan oluştuğunu da not etmeniz önerilir. Kapak mektubu, biri gönderene ait olmak üzere iki kağıda ayrı bir belge olarak düzenlenir. Kuruluşlarda, kapak mektuplarına giden numara ve tarih damgalanır. Bu önlemler, tüm belgelerin muhatap tarafından tam bir güvenlik içinde alınmasını sağlamak için gereklidir. Aynı zamanda, bir dereceye kadar, gönderenin sigortasıdır.
Malların taşınması için eşlik eden belgeler
Nakliye yapılırken nakliye belgeleri, eşlik eden belgeler ve yazılı bir nakliye sözleşmesi görevi görür. Demiryolu taşımacılığı için bir demiryolu irsaliyesi, hava taşımacılığı için bir irsaliye, karayolu taşımacılığı için bir irsaliye ve deniz taşımacılığı için bir konşimento şeklinde sunulurlar.
Yük hakkında gerekli bilgiler (adı, miktarı, ağırlığı belirleme yöntemi vb.), gönderici, alıcı, nakliye mesafesi ve değeri irsaliyeye girilir. Taşımacılığın ana belgesidir ve gönderici, taşıyıcı ve alıcı arasındaki ilişkiyi belirler.
Konşimento aynı zamanda, sahibinin konşimentoda belirtilen yükü elden çıkarma ve taşıma sonrasında kargoyu teslim alma hakkını teyit eden bir teminattır. Nakliye belgesine dayanarak, taşıyıcı, gönderenin gönderenin ve alıcının adını, gönderilen kargo hakkında gerekli bilgileri, nakliye miktarını (navlun) belirttiği bir konşimento düzenler. Bilgilerin yanlışlığından ve bununla ilgili tüm sonuçlardan, kargoyu gönderen, taşıyıcıya karşı sorumludur.
Konşimento, malların nakliye için kabul edildiğini teyit eder ve tüm güzergah boyunca onlara eşlik eder. Ayrıca, mallarla birlikte taşıyıcı tarafından alıcıya devredilir.
Demiryolu hariç her türlü taşımada bir konşimento, anlaşmazlık durumunda her bir konşimentonun birer nüshasına sahip olması için üç veya daha fazla nüsha halinde düzenlenir.
Yükü gönderen, konşimentoya ek olarak, sağlık, gümrük, karantina ve diğer kurallar için gerekli tüm belgeleri taşıyıcıya sağlamalıdır.
