Büro çalışması, tüm idari ve ticari belgelerin kayıtlarını tutmanıza izin veren herhangi bir işletmenin faaliyetlerinin önemli bir parçasıdır. Mülkiyet şekli ne olursa olsun, her işletmede görevleri ofis işlerini içeren bir çalışan veya bütün bir birim vardır. Yetkin bir şekilde teslim edilen ofis işi, tüm işletmenin iyi koordine edilmiş çalışmasının ve iş ve piyasa koşullarındaki değişikliklere hızlı yanıt vermesinin garantisidir.
Ofis işleri ne için?
Er ya da geç, faaliyetlerin başlamasından sonra, herhangi bir işletme, temel yönetim aracı olan belgelerle çalışma düzenleme ihtiyacı ile karşı karşıya kalır, çünkü kılavuzların transferinin gerçekleştirilmesi ve yönetim kararlarının iletilmesi onların yardımıyladır. belirli bir sanatçıya. İşletmedeki ofis çalışması sistemi, belgelerin standardizasyonunu ve tekdüzeliğini sağlamak, işletme belgeleriyle çalışmayı kolaylaştırmak için muhasebesini ve depolanmasını düzenlemek için tasarlanmıştır. Büro çalışma sisteminin işlevleri şunları içerir:
- iş akışının yetkin organizasyonu, minimum zaman tüketimi ile belgelerin en kısa yol boyunca hızlı bir şekilde aktarılmasını sağlayarak, herhangi bir belgenin geçişini ve zamanında yürütülmesini kontrol etmenize olanak tanır;
- tüm gelen, giden ve dahili belgelerin kaydı ve muhasebesi için otomatik bir sistem;
- resmi kriterlere göre sistematik hale getirilmelerine ve vakalara dönüştürülmesine izin veren belgelerin arşivlenmesi;
- vakaların isimlendirilmesinin oluşturulması - vaka başlıklarının listelerine göre sistematizasyonlarını kolaylaştıran ve yasal veya endüstri düzenlemeleri tarafından oluşturulan arşivlerin saklama sürelerini belirleyen bir kod sistemi.
İşletmede belge akışı ile çalışmanın tüm bu işlevleri yerine getirilirse, ofis çalışma sisteminin debug edildiğini ve gerektiği gibi çalıştığını söyleyebiliriz.
Organizasyonel ve yasal yönler
İşletmenin ayrıntılarını içeren herhangi bir belge bir iş belgesi olarak kabul edilir ve bu nedenle bunun için yasal sonuçlar belirlenir, yani. bu belge, ortaya çıkan anlaşmazlıkları ve çelişkileri çözerken mahkemeye sunulabilir. Bu nedenle, ofis çalışmalarının yürütülmesi, yasal hizmet tarafından doğrulanan ve işletme başkanı tarafından onaylanan özel olarak geliştirilmiş talimatlar olan düzenleyici belgeler temelinde gerçekleştirilmelidir. Bu talimat sadece bir el kitabı değil, aynı zamanda uygulanması zorunlu olan bir belgedir, bu nedenle tüm ilgili kişilerin imzaya karşı aşina olmaları gerekir.
İşletmenin faaliyetlerini yürüttüğü belge biçimleri standartlaştırılmalıdır. Formlarda belirtilmesi gereken detayların bileşimi GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemlerine göre belirlenir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Evrak için gerekenler . Aynı standart aynı zamanda iş ve idari belgelerin tasarımı için gereksinimleri de belirler.
