Çalışma saatlerini planlamak ve düzenlemek, herhangi bir pozisyonda etkili çalışmanın önemli bir bileşenidir. Yönetici pozisyonu söz konusu olduğunda, ön planlamanın önemi daha da artar, bu nedenle bu konuya çok dikkatli yaklaşmak gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Yönetici zamanını kendisi planlayabilir veya bu işlevi tamamen veya kısmen sekreter yardımcısına devredebilir. Her durumda, toplantıları, toplantı materyallerini hazırlayan ve organize eden ve gelen çağrıları alan kişi olduğu için sekreterle etkileşim olmadan yapamazsınız. Ayrıca, sekreter genellikle yöneticinin bildiği tüm planlarını kafasında tutar ve bunları çalışma saatlerine göre dağıtmaya çalışır, bu nedenle planlarındaki değişiklikleri sekretere derhal bildirmek çok önemlidir.
Adım 2
Ancak yalnızca sekretere güvenmemelisiniz, zamanınızı planladığınız her şeyi yapmak için zamana sahip olacak şekilde nasıl tahsis edeceğinizi öğrenmek önemlidir. Bunu yapmanın iyi bir yolu, geçen her saati analiz etmek ve tam olarak ne yapıldığını ve ne kadar sürdüğünü bulmaktır. Ayrıca bir lider olarak ana küresel görevleri kendiniz vurgulamanız ve çalışma zamanınızın çoğunu bunların çözümüne ayırmanız gerekir. Her halükarda, en önemli görevler ilk etapta çözülmelidir, çünkü mevcut görevlerin %80'inin iş gününün ilk %20'sinde çözüldüğü ve geri kalan zamanın sadece %20'sinde harcandığı bilinmektedir. işin.
Aşama 3
Rastgele olayların programınızı aşmasına izin vermeyin. Planlarda onlara biraz zaman ayırmak daha iyidir, bu, ana görevleri tamamlamak için daha fazla zamanınızın olmasını sağlayacaktır. Toplantıları, etkinlikleri, toplantıları, konferansları planlarken, hazırlık, materyallerle ön tanıma, spontan tartışmalar ve soruları dikkate alarak ihtiyaç duyacakları gerçek zamandan ilerleyin. Bu tür olayları zamanında dağıtmaya çalışın, böylece bir sonraki toplantının başlangıcı bir öncekinin bitişine dayanmaz, çünkü bu durumda genellikle ya geç kalmak ya da finali kırmak zorunda kalacaksınız.
4. Adım
Sekreterin görevleri genellikle gelen aramaları, teklifleri, davetleri dikkate alarak gün ve hafta için ön planlamayı içerir. Çalışma gününün sonunda sekreterle programınız hakkındaki fikrini tartışmak ve üzerinde ayarlamalar yapmak tavsiye edilir. Bunu öğleden sonra yapmak daha da iyidir, böylece sekreter değişiklik yapma, belirli bir olayı erteleme teklifiyle arama yapma fırsatına sahip olur. Sekreterle sürekli iletişim bir alışkanlık haline gelmelidir, çünkü onun programı doğrudan sizinkine bağlıdır ve birçok olay onun adına ön hazırlık gerektirir.
Adım 5
Zamanınızı verimli bir şekilde tahsis etmek açısından geçmiş iş günlerini analiz edin. Belki daha fazlasını yapmanızı sağlayacak çözümler göreceksiniz, örneğin aynı alanda birkaç toplantı yapın veya bazı etkinlikleri birleştirin. Günlüğünüze geçmiş ve planlanmış olayları not edin.
