Doğru organize edilmiş ofis çalışması, herhangi bir (küçük bile olsa) işletmenin başarılı çalışmasının bileşenlerinden biridir. Gerçekten de, iş ortaklarının ilk izlenimi, ana belgelerin (siparişler, talimatlar, mektuplar vb.) nasıl düzenlendiğine bağlıdır. Gelen, giden ve dahili dokümantasyon akışlarının ne kadar hızlı geçtiği de önemlidir.
Talimatlar
Aşama 1
İşletmedeki iş akışından belirli bir çalışan sorumlu olmalıdır. İşletme çok büyük değilse sekreterdir, sekreter yardımcısıdır. Kuruluş birden fazla alt bölüm içeriyorsa (özellikle farklı bölgesel konumları varsa), bir okul öncesi eğitim kurumu hizmeti düzenlenir (yönetimin belge desteği).
Şirketin ofis işleri için talimatlarını geliştiren, revize eden ve değişiklik yapanlar onlar. Belgeyi hazırlarken "Federal Yürütme Organlarında Büro Çalışması Kuralları"nı esas alabilirsiniz.
Adım 2
Bu önemli, can alıcı bir aşamadır, çünkü ofis çalışması talimatlarının onaylanmasından sonra, işletmedeki belgeler belirli bir stile uygun olmalıdır:
- detayların yeri (uzunlamasına, açısal);
- kurumsal yazı tipi;
- biçim (kağıt boyutu, girintiler).
İşletmenin örnek formlarına ek olarak, talimatlar gelen / giden belgelerin kayıt organizasyonu gibi konuları da yansıtmalıdır; alınan belgelerin ve kararların yürütülmesi üzerinde kontrol organizasyonu; belgelerin hazırlanması ve arşive aktarılması vb.
Aşama 3
Belirli bir konudaki belgelerin dosyalandığı klasörlerin oluşturulması, davaların isimlendirilmesine göre yapılmalıdır. "Kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan, saklama süresini gösteren standart yönetim belgelerinin listesi" temelinde, kayıt tutmaktan sorumlu kişi tarafından geliştirilmiştir.
4. Adım
Vakaların isimlendirilmesinin geliştirilmesine ilişkin çalışmaların hacimli olması, kapsamlı bilgi gerektirmesi nedeniyle, bireysel hizmet ve departman temsilcilerinin katılımıyla üzerinde çalışmayı organize etmek daha doğrudur. Serviste veya departmanda oluşturulan vaka listelerini (depolama sürelerini de gösterir) hazırlarlar ve okul öncesi eğitim kurumu işletme için vakaların özet bir isimlendirmesini yapar.
Adım 5
Belgelerle çalışmayı kolaylaştırmak için artan sayıda işletme elektronik belge yönetim sistemi (EDMS) kullanmaktadır. Herhangi bir işletme için verimli çalışan bir EDMS seçmek mümkündür (7 veya 2000 çalışan sayısı ile). Günümüzde fiyat/kalite oranı açısından en verimlileri "Delo", "EVFRAT-Doküman Yönetimi" gibi sistemlerdir.
Ancak işletmeniz henüz bir EDMS satın alamasa bile standart Microsoft Office programları imdadınıza yetişecektir. Her zamanki Word, Excel, PowerPoint araçlarını kullanarak, belgelerin tasarımını kurumsal kimliğin gereksinimlerine göre düzenlemek, elektronik belge akışını ayarlamak oldukça mümkündür.
