Belgeler, ister özel ister kamuya açık olsun, bir kuruluş veya kuruluştaki herhangi bir evrakın ayrılmaz bir parçasıdır. Belgeler doldurulur, sıralanır, gönderilir, kabul edilir vb. Birkaç belge varsa, bir kayıt hazırlamak yeterlidir - bu sadece katiplerin ve diğer işçi kategorilerinin (ekonomistler, muhasebeciler vb.) gönderdiğiniz belgeler.
Talimatlar
Aşama 1
Bir kategorideki gerekli belgeleri, yani bir türle ilgili belgeleri (üretim maliyetlerini onaylayan, kabul / satış belgeleri vb.) toplayın. İdari belgeleri ayrı olarak toplayın: emirler, kararnameler, emirler. Yazarlığa göre sıralayın (kuruluş başkanının emirleri, bölüm başkanlarının emirleri vb.).
Adım 2
Önceden düzenlenmiş belgeleri saklamak için klasörler oluşturun ve her şeyi kronolojik sırayla dosyalayın. Her klasörün bir envanterini yapın. Onlara bir envanter numarası verin.
Aşama 3
Sayfayı sütunlara ve satırlara bölerek, uygun alanlara sahip belgelere dayalı bir tablo oluşturun. Sütunları belgenin amacına ve işlevselliğine göre imzalayın. Aynı zamanda, sicilin belgeler hakkında kapsamlı bilgi içermesi gerektiğini unutmayın, böylece bir nedenden ötürü belgeyi tekrar tekrar açıp bir nedenden dolayı incelemek zorunda kalmazsınız. Bu nedenle, örneğin, yapılan harcamaları onaylayan belgelerin kaydı aşağıdaki sütunları içermelidir: belge numarası, adı, belge içeriği, miktarı ve belgenin iadesi üzerindeki işareti.
4. Adım
Buna karşılık, JSC, JSC, vb. hissedarların belgelerinin kaydı. Sicile kayıtlı tüm kişilerin kimliğinin belirlenmesi, hisse haklarının tespiti, sicile kayıtlı kişilerin hisselerinden gelir elde edilmesi, tüm hisse sahiplerine ilişkin verilerin toplanması ve ayrıca toplantı ve diğer etkinliklerle ilgili her türlü bildirimin kendilerine ulaşması.
Adım 5
Gelecekteki arama kolaylığınız ve hızınız için bir belge kaydı derlerken, tüm kayıtları kronolojik sırayla tutmanız gerektiğinin farkında olmalısınız.
6. Adım
Ancak belge kaydı doğru bir şekilde derlenirse, araştırma yapmak için fazladan zaman harcamanıza gerek kalmaz, ihtiyacınız olan kağıdı hızlı ve kolay bir şekilde bulabilir, gerekli talep veya bildirimi gönderebilir ve işinizi yüksek kalitede yapabilirsiniz.
