Kişisel dosya, işe alım emrinin imzalandığı andan işten çıkarma emrinin verildiği tarihe kadar bir çalışan hakkında bilgi içeren bir belge koleksiyonudur. Ülkemizde sadece memurların özlük dosyalarının tutulması zorunludur. Ancak çoğu işletme ve kuruluş, çalışan verilerini düzenlemeyi ve kaydetmeyi tercih eder.
Talimatlar
Aşama 1
Kişisel dosya, kural olarak, çalışan hakkında aşağıdaki bilgileri içerir: kişisel kayıt sayfası, eğitim belgelerinin kopyaları, siparişin bir kopyası ve istihdam başvurusu, iş sözleşmesi, değişiklikler ve eklemeler, sertifika belgeleri ve ileri eğitim ve ayrıca personel hizmeti için gerekli diğer belgeler (evlilik belgesi, doğum belgesi, pasaport, askeri kimlik vb.)
Adım 2
Her çalışanın kişisel dosyası, karton kapaklı - bir ciltleyici ile ayrı bir klasörde düzenlenir. Gerekli bilgileri içerir: soyadı, adı, çalışanın soyadı, davanın açılma tarihi. Çalışanın işten çıkarılmasından sonra özlük dosyası kapatılır. Belgeler hatasız arşive teslim edilmelidir.
Aşama 3
Kapatılan kişisel dosyalar numaralandırılır, dava belgelerinin dahili bir envanteri düzenlenir. Klasördeki belgeler, çalışanın işten çıkarılma tarihine geldiği andan itibaren kronolojik sırayla toplanır. Aynı sırayla bir iç envanter hazırlanır. Envanter sayfalarının numaralandırılması, kişisel dosyanın belgelerinin numaralandırılmasından ayrıdır.
4. Adım
Çalışanların kişisel dosyaları, yalnızca yöneticiye veya yöneticinin emriyle diğer kişilere ve ayrıca çalışanın kendisine verilir. Kişisel bir dosyada saklanan bilgiler gizlidir, yani yabancılara ifşa edilemez. Kişisel dosyanın önceki belgelerinde değişiklik yapmak ve bunları çıkarmak yasaktır.
Adım 5
İK departmanı sadece mevcut çalışanların kayıtlarını tutar. İşten çıkarılan çalışanların belgeleri arşive aktarılır. Orada 75 yıl saklanırlar ve yöneticilerin, yöneticilerin ve ayrıca ödül ve derece sahibi kişilerin kişisel dosyaları belirsizdir.
