Çalışanın özlük dosyası, çalışan ile kurum arasındaki ilişkinin tüm aşamalarını yansıtan bilgilerdir. Bir personel kuruluşu veya özel olarak yetkilendirilmiş bir görevli tarafından oluşturulur (sürdürülür ve resmileştirilir). Mevcut kayıt tutma kurallarına uygun olarak kişisel bir dosya düzenlenmesi gerekmektedir.
Gerekli
- "Kişisel dosya" klasörü;
- Çalışanın belgeleri (veya kopyaları);
- Kalem;
- Delik açıcı.
Talimatlar
Aşama 1
Bir çalışanın bir pozisyona atanmasına ilişkin bir emrin yayınlanmasından sonra kişisel bir dosya başlatılır.
Adım 2
Kişisel dosya şunları içerir: dahili bir belge envanteri; personel kayıtları hakkında anket ve kişisel sayfa; Özet;
eğitim belgelerinin kopyaları (ve tüm yeterlilik sertifikaları); kimlik kartları; çalışanın kişisel verilerindeki değişiklikleri onaylayan sertifikalar ve diğer belgeler (evlilik cüzdanı, TIN, sigorta sertifikası, çocukların doğum belgeleri); sorumluluk sözleşmesi; randevu, nakil, teşvikler, iş gezileri, tatiller vb. için tüm siparişlerin kopyaları; iş sözleşmesi (sözleşme); yeniden sertifikalandırma verileri; özellikler.
Tüm bu belgeler (veya kopyaları) tek bir klasörde dosyalanmalıdır.
Aşama 3
Dahili envanterde, kişisel bir dosyada dosyalanan tüm belgelerin listelenmesi gerekir. Belgeler, kullanıma sunuldukça kronolojik sıraya göre dosyalanır. Dahili envanterin "Not" sütununda, belgelerin geri alındığı veya asıllarının kopyaları ile değiştirildiği belirtilir. Dahili envanter, onu derleyen çalışan tarafından soyadı, ad, soyadı ve derleme tarihi belirtilerek imzalanır.
4. Adım
Kişisel dosyaya girilen yazılar dolma kalem veya tükenmez kalem ile siyah, mavi veya mor olarak yazılır, düzeltmelere izin verilmez.
Adım 5
Çalışanın özlük dosyası ve iç envanteri ayrı ayrı numaralandırılır.
6. Adım
Kişisel bir dosyayı kapatırken, bir beyanda bulunmanız ve çalışanı işten çıkarma emri vermeniz gerekir.
7. Adım
Kişisel dosyaları bir kuruluşun veya işletmenin kasasında tutarlar. Sadece personel bilgilerine erişimi olan belirli bir çalışan kategorisi için kişisel kullanım için verilirler.
8. Adım
İşten çıkarılan çalışanların özlük dosyaları 75 yıl süreyle arşiv deposuna aktarılır. İşletme yöneticilerinin özlük dosyaları kalıcı olarak tutulur.
