Herhangi bir işletmenin çalışması, çalışanlar olmadan imkansızdır. Kural olarak, personel hareketlerinin muhasebesini basitleştirmek için bazı işverenler, ticari faaliyetleri sırasında kişisel dosyaları kullanırlar. Genel olarak "kişisel dosya" kavramı, çalışan bir çalışanla ilgili tüm kişisel verileri içeren bir tür arşiv anlamına gelir. Tüzel kişiler için böyle bir muhasebe sisteminin kullanılması gerekli değildir, ancak devlet kurumları için kişisel dosyalar zorunlu bir kalemdir.
Talimatlar
Aşama 1
Kural olarak, bir işe başvururken, çalışan bir iş başvurusu yazar. Onu pozisyon için kabul etmeyi kabul ederek, kabul için bir emir (sipariş) hazırlarsınız. Ardından, örneğin pasaporttan, evlilik cüzdanından vb. Tüm belgelerin kopyalarını alın.
Adım 2
Bu noktada, kişisel bir dosya oluşturun. Lütfen her çalışan için ayrı klasörler oluşturulması gerektiğini unutmayın. İş emri gibi tüm siparişlerin kopyalarını alın. Ayrıca, çalışma kitabından, eğitim belgesinden, yani elinizde bulunan belgelerin tüm kopyalarından çalışanın kopyalarına ihtiyacınız olacaktır.
Aşama 3
Tüm kopyalar yapıldıktan sonra dosyalayın. Çalıştıkça bu durumun artacağını lütfen unutmayın. Yani, bu çalışana karşı emirler verilirse, örneğin terfi emri, sorumlu bir kişi atama emri, izin verme emri vb. kişisel dosyanız kronolojik sıraya göre… Bu, çalışanla ilgili tüm İK belgeleri için geçerlidir.
4. Adım
Vakanın içeriğini kolayca öğrenebilmeniz için dahili bir envanter yapın. Ayrıca kronolojik sıraya göre doldurulur. Envanterdeki tüm belgelerin bir seri numarası, derleme tarihi, başlığı, sayfa sayısı ve muhtemelen bir çeşit notu olmalıdır.
Adım 5
Çalışanların kişisel dosyaları, şefin emriyle atanan sorumlu bir kişi tarafından tutulmalıdır. Düzeltmelere yalnızca bu sorumlu kişinin eliyle izin verilir ve bilgiler yalnızca bu kişinin huzurunda görüntülenebilir.
6. Adım
Bir çalışanı işten çıkarırken, kişisel dosyasını kapatın, yani özetleyin, sayfaları numaralandırın, toplam sayfa sayısını yazın, her şeyi dikin ve teslimat listesini tamamlarken kuruluşun arşivine gönderin.
