Tüm emekli ve emekli çalışanların kişisel dosyaları, saklanmak üzere arşive gönderilmelidir (125-F3 sayılı Federal Yasanın 17. Maddesi). Personel departmanı çalışanı, belgelerle klasörler hazırlamak ve bunları elden elden arşivin yetkili bir çalışanına aktarmakla yükümlüdür.
Gerekli
- - klasörler;
- - bağlayıcı;
- - kalem;
- - envanter;
- - envanteri aktarın.
Talimatlar
Aşama 1
Kişisel dosyaları arşive göndermeden önce, çalışanların işten çıkarılmasından sonra personel departmanında kalan mevcut tüm belgeleri dikkatlice hazırlayın. Mevzuat, çalışanların kişisel dosyalarını arşiv depolaması için aktarmak için zamana sahip olmanın gerekli olduğu belirli süreler belirler. İşten çıkarılma gerçekleştikten sonra 12 ayı geçmemelidir.
Adım 2
Her kişisel dosyayı ters kronolojik sırada düzenleyin. İstihdam sırasında ilk sayfa bir çalışan tarafından bir iş için yazılmış bir başvuru ise, arşiv belgelerinde ilk sayfa bir istifa mektubu olacaktır.
Aşama 3
Tüm sayfalar doğru sırada katlanmış, bir ciltleyici ile dosyalanmış, sırayla numaralandırılmıştır. Ayrı bir sayfada bir envanter yapın. Kişisel dosyanızın tüm ciltli sayfalarını seri numarasının altına girin.
4. Adım
Envanteri tüm sayfaların en üstüne ekleyin. Her çalışan için ayrı bir kişisel dosya dolduruyorsanız, bir karton klasöre koyun, büyük harflerle çalışanın soyadının ilk harfini ve işten çıkarılma yılını yazın.
Adım 5
Vakaları arşive aktarırken, birkaç emekli çalışan vakasını bir klasöre koymak mümkündür, ancak içindeki sayfa sayısı 250'yi geçmemelidir. Bir klasörde, isimleri başlayan emekli çalışanların davalarını bir yıl içinde koyun. aynı mektupla. Kişisel dosyaların bu tür kaydı, çoğunlukla bir yıl boyunca büyük bir personel akışının geçtiği büyük işletmelerde kullanılır.
6. Adım
Hazırlanan tüm durumlar için birleşik bir forma sahip bir transfer sayfası hazırlayın. 1 numaralı sütunda, her davanın seri numarasını, 2 numaralı sütuna yazın - her davanın isimlendirmeye göre indeksi, No. 3 - dava başlıklarının adı, 4 numaralı tarihler, 5 - her durum için ayrı ayrı aktarılan sayfa sayısı, No. 6 - saklama süreleri, # 7 - eklemeler veya mevcut notlar.
