Özel belgelerin bakımı, bir işletmenin personel departmanının ayrılmaz bir parçasıdır. Aynı zamanda, her çalışan için bir kişisel dosya zorunludur. Gelecekte, kişisel dosyalar özel klasörlerde arşivlenir.
Gerekli
- - çalışanın kişisel belgeleri;
- - belgelerin listesi;
- - kişisel dosya için bir klasör.
Talimatlar
Aşama 1
İşe alındıktan hemen sonra bir çalışan için kişisel bir dosya kaydetmeye başlayın. Dava açmak için birleşik bir form yoktur, bu nedenle kendiniz geliştirebilirsiniz. Çalışanın pasaportunun, emeklilik sigortası belgesinin, TIN belgesinin ve gerekirse tıbbi sertifika ve ehliyet gibi diğer kişisel belgelerin kopyalarını oluşturun.
Adım 2
Kişisel dosyanız için bir kapak tasarlayın. Kuruluşunuzun adını kurucu belgelere göre belirtin, davanın seri numarasını ve hazırlanma tarihini belirtin. Ayrıca çalışanla iş sözleşmesinin süresini de yazabilirsiniz. İşten çıkarma, nakil vb. ile ilgili notlar için boşluk bırakın. Kapağın ortasına, çalışanın soyadını, adını ve soyadını tam olarak pozisyonunu yerleştirin.
Aşama 3
Kişisel dosyanın ilk sayfası, çalışanın mevcut belgelerinin bir envanterini içermelidir. Envanteri elektronik biçimde derlemek en iyisidir. Yetkili çalışanın adını ve envanter tarihini eklediğinizden emin olun. Mevcut belgelerle ilgili bilgiler, her birinin numarası not edilerek ve gerekli notlar alınarak bir tablo şeklinde yerleştirilebilir. Envanterin altında derleyicinin ve kişisel dosyanın derlendiği çalışanın imzaları bulunmalıdır. Listeden sonra mevcut belgelerin kopyalarını ekleyin. Bunu, iş akışıyla ilgili tüm belgeler, örneğin bir tatil emri, iş sözleşmesindeki değişikliklere ilişkin sözleşmeler vb. izler.
4. Adım
Kişisel dosyanızı arşiv klasöründe dosyalayın. Bu belgeler, bir personel uzmanı veya şirket müdürü tarafından verilere sınırlı erişim altında tutulmalıdır. Çalışanlar, kişisel bir dosyadaki belgelerden herhangi birini yönetici ile anlaşarak ve kişisel makbuz ile alabilirler. Bir çalışan işten çıkarıldığında veya devredildiğinde, kişisel dosya şirketin eski çalışanları hakkında özel bir arşive aktarılır.
