Çalışanların kişisel verilerini korumak için bazı işverenler kişisel dosyalar olarak adlandırılanları kullanır. İş Kanunu'nun 85. maddesine göre, personel çalışanları, her bir çalışan hakkında bilgi almalı, saklamalı ve birleştirmelidir. Bunun için bu tür kişisel dosyaların kullanılması tavsiye edilir. Kayıtlarının sırası nedir?
Talimatlar
Aşama 1
Öncelikle kişisel dosyaların yönetilmesinin kurumlar için zorunlu bir belge olmadığı ancak bunu kullanmaya karar verdiğiniz takdirde ofis işlerinin kurallarına göre hareket etmeniz gerekeceği açıklığa kavuşturulmalıdır.
Adım 2
Bir çalışan işe alındığında, yönetici T-1 No'lu formda bir sipariş (talimat) verir. Bu belgeye dayanarak, yeni bir çalışan için kişisel bir kart oluşturun (form No. T-2).
Aşama 3
Bu formu doldurmak için aşağıdaki belgelere ihtiyacınız olacak: pasaport, çalışma kitabı, kayıt belgesi (TIN), sigorta sertifikası, askeri kimlik (varsa), sertifika veya diploma ve örneğin bir sürücü için diğer belgeler - bir aşçılar için ehliyet - bir tıp kitabı vb.
4. Adım
Yukarıdaki tüm belgelerin kopyalarını alın ve kronolojik sırayla kişisel bir dosyada dosyalayın. Bu arşiv personel departmanında veya muhasebe departmanında saklanır, herhangi bir değişiklik sadece sorumlu kişiler tarafından yapılır. Ancak çalışma kitabının kişisel dosyada bulunmadığını, ayrı bir kasada veya kilit altında saklanması gerektiğini unutmayın. Bu belgelerin güvenliğinden sorumlu kişiler ayrı bir emirle atanır.
Adım 5
Envanterdeki tüm belgeleri listeleyin, "Ekler" özel sütununda değişiklik yapın. Ayrıca belgelerin seri numaralarını, her birinin yaprak sayısını ve alınma tarihini içerir.
6. Adım
Kişisel dosyadaki belgelerden bazıları bir anket, bir otobiyografi, yazılı açıklamalar ve herhangi bir ifadedir. Arşivin çalışanın kendisine devredilmediğini ve gerektiğinde çalışanın özlük dosyasına ancak sorumlu kişinin huzurunda bakabileceğini unutmayın.
7. Adım
Vaka oluşturulduktan sonra kapak sayfasını tamamlayın. Bunu yapmak için, ortada ortada, bu arşivin seri numarasını, kuruluşun adını, çalışanın pozisyonunu ve tam adını yazın.
