Herhangi bir organizasyonda, küçük bile olsa, birçok farklı emir ve emir verilir ve saklanır. Hepsi bir şeye kaydedilir ve dosyalanırsa, er ya da geç kafa karışıklığına yol açacaktır. Ve teftiş kuruluşlarının temsilcilerinin bu tür kayıt tutmayı onaylamaları pek olası değildir.
Talimatlar
Aşama 1
İşletmede verilen siparişleri doğru bir şekilde bölmek için aşağıdaki belgelere rehberlik etmeniz gerekir:
- Rosarkhiv tarafından onaylanan "Kuruluşun faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama süresini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi";
- ofis işleri için talimatlar (yönetim organı tarafından geliştirilmiştir).
Bu belgelere dayanarak, her işletmede bir vaka terminolojisi geliştirilmelidir. Buna dayanarak, siparişler, talimatlar ve diğer belgeler bölünür.
İşletmenin büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak, vakaların gelişmiş isimlendirmesi, harf kodunun bir göstergesi ile bölümlere ayrılabilir veya genel olabilir.
Her durumda, işletmedeki tüm siparişler şartlı olarak ana ve ekonomik faaliyetler için siparişlere ve personel siparişlerine bölünür.
Adım 2
Ana ve ekonomik faaliyetlere ilişkin siparişler, kural olarak sekreter tarafından tutulur (ayrı bir siparişte aksi belirtilmedikçe). Bu siparişlerin kayıt altına alınması, saklanması ve arşivlenmesinden de sorumludur.
Belgeler saklama süresi açısından farklılık gösterir. İşletmenin ana faaliyeti için siparişler (organizasyon yapısı, personel tablosunun onaylanması, değişiklik yapılması vb. için) depolama hatlarına sahiptir - sürekli. Takvim yılı sonunda işletmenin arşivine teslim edilir.
Ekonomik ve operasyonel konulardaki siparişler 5 yıl süreyle saklanır. Harf olmadan ardışık olarak numaralandırılırlar. İşletmede verilen siparişlerin hacmi büyükse, yıl boyunca hacimlere bölünür. Depolama süresinin sona ermesinden sonra, ilgili kanunun tescili ile imha edilirler.
Aşama 3
Personel siparişleri, işletmenin personel yönetimi bölümünde düzenlenir ve saklanır. Ayrıca raf ömründe farklılık gösterirler.
Ayrı bir dava, 75 yıllık bir saklama süresi ile kabul, işten çıkarma ve transfer emirleridir. Soyadı değişikliği, uzun süreli iş gezisi, çalışanların uzun süreli geçici transferi vb. gibi emirler de burada dosyalanır. Bu belgeler dergide kayıtlıdır, sürekli numaralandırma ve harflere sahiptir (çoğunlukla "ls", "k"). Yıl sonunda bu tür siparişler kayıt defteri ile birlikte tek bir klasöre dikilir ve arşive teslim edilir.
4. Adım
Tatil (düzenli, ücretsiz vb.), kısa süreli iş seyahatleri ve transferler için siparişler ayrı bir dosyada düzenlenir, 5 yıl süreyle saklanır. Sipariş numarasına bir harf eklenir (örneğin, "o" veya bölüm kodu).
Toplama siparişleri aynı saklama süresine sahiptir. Ancak bunların ayrı olarak saklanması tavsiye edilir. bunlara analiz materyalleri (açıklayıcı notlar, tutanaklar, sendika komitesinin bildirimleri ve kararları vb.) eşlik eder.
Saklama süresinin sona ermesiyle bu siparişler imha edilir.
Adım 5
Ayrıca promosyon siparişlerinin ayrı tutulması tavsiye edilir (depolama süresi - 75 yıl). Ayrı bir durumda, hem kendi işletmelerinin hem de üstlerinin tanıtımı için emirler verilir. Dava oluştuğu gibi arşivde dosyalanır.
