Kuruluşun tüm belgeleri uygun şekilde saklanmalıdır. Net bir sistem, doğru kağıt parçasını anında bulmanızı sağlar. Bazı belge türlerinin, örneğin siparişler için kendi saklama kuralları vardır.
Gerekli
klasörler, kutular, kağıt, bilgisayar
Talimatlar
Aşama 1
Kuruluş için tüm siparişlerin kaydedileceği bir sipariş günlüğü oluşturun. Dergi mutlaka ciltlenmeli ve numaralandırılmalıdır, bu da dipnotlar veya sayfaların silinmesi hariçtir.
Adım 2
Günlük belirli sütunlar içermelidir. Sütunların yaklaşık içeriği şu şekilde olabilir: giriş numarasının sırayla belirtildiği bir sütun, sipariş tarihinin olduğu sütun, siparişin özetinin bulunduğu sütun, sipariş numarasının olduğu sütun, çalışanın bu siparişe aşina olduğuna dair bir işaret bıraktığı sütun. Ek olarak, siparişin konumunu (klasörler veya kutu) gösteren bir sütun eklenebilir.
Aşama 3
Tüm siparişler klasörlere ayrılmalıdır: çalışanların kabulü ve işten çıkarılması için siparişler (personel siparişleri), çalışanların teşviklerini yansıtan siparişler, onları iş gezilerine ve tatillere gönderme, kuruluşun ana faaliyetlerini yansıtan siparişler. Siparişlerin mükemmel saklama süreleri varsa, onlar için ayrı klasörler oluşturulur.
4. Adım
Sipariş depolama sistemi açık, sistematik olmalı ve siparişlere atanan numaraların sürekliliğini sağlamalıdır. Bu, özellikle sipariş iş için geri çekildiğinde geçerlidir. El konulan siparişin bir fotokopisini çekmeniz, kafa karışıklığı yaşamamanız için tavsiye edilir.
Adım 5
Tüm siparişler kuruluşun antetli kağıdına yazdırılmalıdır. Bu durumda, sipariş üzerindeki mühür gerekli değildir. Sipariş düz bir kağıda basılmışsa, kuruluşun mührü üzerinde olmalıdır.
6. Adım
İşletme, siparişleri depolamak için bir elektronik sistem benimsemişse, kuruluş genelinde tek tip olmalıdır. Bu belgelere imza atma hakkına sahip olan çalışanların elektronik siparişlere erişimi olmalıdır. Bu durumda EDS (elektronik dijital imza) kullanmak çok uygundur. Her durumda sipariş günlüğünün yazdırılması önerilir.
