Sipariş, büyük pratik öneme sahip bir belgedir. Belirli bir eylemi gösterir: bir çalışanı işe alma ve işten çıkarma, disiplin cezası, yeni teknoloji sunma ihtiyacı ve çok daha fazlası. Katip, bu tür belgelerin saklanmasını ve doğru olanı hızlı bir şekilde bulma yeteneğini sağlamalıdır. Bunun için her siparişe benzersiz bir kimlik numarası atanır.
Gerekli
- - emirler;
- - seyir defteri;
- - personel kayıtları yönetimine ilişkin talimat;
- - 2 veya 3 klasör.
Talimatlar
Aşama 1
Siparişler için kayıt formu kesinlikle kanunla düzenlenmemiştir. 27 Kasım 2000 tarihinde Rosarkhiv tarafından yayınlanan ve personel ve ana faaliyet bazında siparişlerin numaralandırılmasının bir takvim yılı içinde ayrı ayrı yapılması gerektiğini belirten standart bir talimat vardır. Sekreterin aynı zamanda bir katiplik yaptığı küçük bir firmada çalışıyorsanız, 3 dosya ve 3 kayıt günlüğü başlatın.
Adım 2
Ofis işleri için talimatlar hazırlayın. Sadece birkaç parçadan oluşabilir. Hangi siparişlerin 5 yıl, hangilerinin saklanması gerektiğini belirtin - 75. İşletmeniz için siparişlerin hangi dizilere ayrıldığını ve bunları nasıl belirlemeye karar verdiğinizi yazın. Ana faaliyete ilişkin siparişler genellikle bir sıra numarasıyla ve personel siparişleri - bir sayı ve bir harfle numaralandırılır. Örneğin, numara "Sipariş No. 2-l / s" veya "Sipariş No. 2-k" gibi görünebilir. Farklı raf ömrüne sahip belgeler için farklı tanımlamalar düşünün. Örneğin, kısa vadeli personel ve uzun vadeli - personel olarak işaretlenebilir.
Aşama 3
Personel tarafından verilen siparişleri raf ömrüne göre 2 parçaya bölün. Düzenli veya eğitim izni, kısa süreli iş gezisi, teşvik ve disiplin yaptırımları sağlanmasına ilişkin belgeler 5 yıl süreyle saklanır. İstihdam, nakil, işten çıkarma, uzun iş gezileri ve uzun tatiller için emirleri başka bir klasöre dosyalayın. Klasörlerin kapaklarına klasörün adını ve son kullanma tarihini yazın. Ana faaliyet için siparişleri ayrı olarak doldurun
4. Adım
Büyük firmalarda siparişler farklı servisler tarafından verilir. Ana faaliyete ilişkin belgeler, kural olarak sekreter tarafından ve personel için - personel departmanı tarafından tutulur. Buna göre, her birinin kendi klasörü ve kendi muhasebe defterleri vardır. Bir İK uzmanının 2 kitap ve 2 klasör başlatması, belgeleri saklama sürelerine göre ayırması yeterlidir. Ancak çok büyük bir belge akışı ile her klasör genellikle sipariş türlerine göre bölünür. İşletmeniz ayrı bir depolama sistemi benimsemişse, yine de siparişleri ortak bir dizi içinde sırayla numaralandırın ve tek bir dergiye kaydedin.
Adım 5
Ana faaliyete ilişkin siparişler sadece şirketin tamamı için değil, aynı zamanda bireysel bölümler için de geçerli olabilir. Her departman veya departman için kod geliştirin. Bir harf veya sayı olabilir. Ana faaliyet için siparişlerin belirlenmesinin, şirketinizin personel kayıtları yönetiminde kabul edilenden farklı olması gerektiğini unutmayın. Bu durumda, numaralandırma genel "ana faaliyet" dizisine girer.
