Kuruluşa giren belgeler muhasebeye tabidir. Gelen mektupları kaydetmek genellikle ofisin görevidir, ancak küçük ekiplerde bu sorumluluk genellikle sekretere verilir. Yazışmaları işleme yöntemi, kural olarak, ofis işleri için dahili talimatlarda ayrıntılı olarak açıklanmaktadır. Eğer yoksa, yeni belgeleri işlerken belirli bir işlem sırasına uymanız gerekir.
Gerekli
- - gelen yazışmaların kayıt günlüğü;
- - "Gelen mektup" damgası.
Talimatlar
Aşama 1
Gelen yazışmaları kabul edin ve sıralayın. Özel bir işarete sahip olanlar hariç, örneğin "Kişisel olarak yöneticiye" veya "Gizli" vb. Zarfı atmak için acele etmeyin, önce metinde iade adresinin belirtilmiş olup olmadığını kontrol edin. Kayıt, muhasebe belgeleri (faturalar, faturalar), tebrikler, reklam materyalleri gerektirmez.
Adım 2
Gelen yazışmaların günlüğüne alınan mektuplar hakkında bilgi girin. Elektronik veya geleneksel (kağıt) olabilir. Elektronik formları doldururken program geliştiricilerin tavsiyelerine uyun. Bilgisayar sistemleri büro işlerini kolaylaştırır, ihtiyacınız olan bilgiyi hızlı bir şekilde bulmanıza yardımcı olur. Ancak, bunlarda birleştirme önemlidir, bilgi girme kurallarına sıkı sıkıya bağlı kalınır, aksi takdirde belge veritabanında kaybolabilir.
Aşama 3
Bir matbaadan geleneksel bir seyir defteri satın alın veya kendiniz bir A4 deftere yerleştirin. Bunun için temel gereksinim, arama kolaylığı, netlik ve doldurma doğruluğu. Aşağıdaki sütunları içeren bir tablo şeklinde bir günlük tutmak uygundur: 1. Kayıt Tarihi. Kuruluş farklı bir prosedür benimsemediği sürece, gelen mektupları alındığı gün değerlendirin ve akşam değerlendirilmek üzere yöneticiye gönderin; Kayıt numarası. Bu belge niteliği, "Gelen belgeler" dosya numarasından (kuruluş işlerinin onaylanmış isimlendirmesine göre) ve alınan mektubun seri numarasından (takvim yılının başından itibaren) oluşur. Örneğin, "No. 01-12-273", burada 01-12 vakanın isimlendirme numarası, 273 ise harfin benzersiz numarasıdır. Alınan tüm yazışmalar, elektronik olanlar da dahil olmak üzere daha sonra alınan kopya sayısına bakılmaksızın bir kez kaydedilir; 3. Mektubun yazarı (kuruluş, birey), örneğin "Vstrecha LLC" veya "Bölgesel yönetim, başkan yardımcısı V. S. Sidorov" vb. 4. Belgenin konusu. Bu sütunu mektubun başlığındaki bilgilerle doldurabilir veya okuduktan sonra ana fikri kısaca formüle edebilirsiniz. Daha sonra hangi belgenin söz konusu olduğunu kolayca hatırlayabileceğiniz şekilde yazın ve iş arkadaşlarınıza açıklayın. Örneğin, "Taşıma hizmetleri için bir sözleşmenin imzalanması hakkında" veya "12.12.2011 tarihinden önce gelir vergisi hakkında bilgi sağlanması hakkında" vb.; 5. Yürütücü. Yönetici vizesini aldıktan sonra kutuyu doldurun. Yanıtı hazırlayacak kişinin adını girin. Son teslim tarihini buraya not edin. Acil mektuba cevap tarihini vurgulayın veya altını çizin. Notlar. Burada, yöneticinin emrinin yerine getirilmesiyle ilgili notlar alabilir veya mektuba önemli eklerin varlığını belirtebilir veya çalışanların işyerinde sahip oldukları kopya sayısını işaretleyebilirsiniz.
4. Adım
Tabloyu uygun gördüğünüz şekilde tamamlayınız. Örneğin, belgelerin güvenliğinden korkarak, mektubu alırken yüklenicinin imzası için kutuyu seçin. Ancak, günlüğü ve kendinizi aşırı ayrıntılı girişlerle aşırı yüklemeyin. Belge gerekli tüm bilgileri içerir, kayıt formları yalnızca üzerinde çalışmanın aşamasını izlemeye yardımcı olur.
Adım 5
Tüm harflere, yazışma türünü belirten özel bir damga koyun - "Gelen". Baskı, belgenin ilk sayfasının sağ alt köşesinde olmalıdır. Baskının metinle örtüşmediğinden emin olun. Seri numarasını ve makbuz tarihini yazdırma satırına manuel olarak girin.
