Ofisteki sekreter ayrıca sevk işlevlerini de yerine getirir. Birincil temaslar ve resmi telefon iletişimleri onun aracılığıyla yapılır. Sizinle iletişime geçen kişinin şirketiniz hakkında alacağı ilk izlenim, sekreterin telefonda ne kadar yetkin ve profesyonelce iletişim kurduğuna bağlıdır. Bu nedenle, aramaları cevaplamak için sekreterin iş görgü kurallarını bilmesi gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Her zaman duygularınızı ve ruh halinizi kontrol edin. Ne kadar eğlenceli ya da üzgün olursanız olun, telefonu elinize aldığınızda dikkatli ve ciddi olmalısınız. Ses tonunuz eşit, sakin ve yardımsever olmalıdır. Yaklaşmak için aceleniz varsa ve nefesiniz kesiliyorsa, selamlamadan önce nefesinizin normalleşmesi için birkaç derin nefes alın ve nefes verin.
Adım 2
Bir arama aldığınızda, ahizenin diğer ucunun size ne söyleyeceğini beklemeden her zaman önce konuşmayı başlatın. Bu standart bir giriş ve selamlama olmalıdır. Merhaba deyin ve muhatabınızın aradığı şirketin adını verin. Kendini tanıtmaması durumunda özür dile, kiminle konuştuğunu sor.
Aşama 3
Müşterilerden ve müşterilerden gelen aramaları doğru bir şekilde yönlendirmek için şirketinizin bölümleri tarafından gerçekleştirilen ve belirli uzmanlar tarafından çözülen sorunlar ve işlevler hakkında bilgi edinin. Bir aramayı aktarırken, telefon muhatabınızı bağladığınız uzmanın adını ve soyadını söyleyin. Çağrıyı değiştirdiğiniz çalışana, arayanın adını ve başvurduğu soruyu söyleyin. Bir danışmanın işlevlerini üstlenmemelisiniz, bunu iyi yapsanız bile, kişinin sorunlarını bu konuda yetkili uzmanlarla çözmesine izin verin.
4. Adım
Bu tür sorular ortaya çıkarsa arka plan bilgisi verebilirsiniz: şirketinizin tam adı, soyadı, müdürün adı ve soyadı, yardımcıları ve bölüm başkanları, ofis adresi. Yönetmenle, her zaman özgür olacağı kişilerin ayrı bir listesini yapın ve kabul edin.
Adım 5
Bir arama günlüğü tuttuğunuzdan emin olun. İletmeniz istenen her şeyi yazın, önemli bir şeyi unutmamak için hafızaya güvenmeyin. Tüm bilgiler, amaçlanan kişilere iletilmelidir. Firmanın adını veya arayan kişinin soyadını ve adını belirtin, geri arayabileceğiniz telefon numarasını, aramanın tarihini ve saatini yazın.
