Acemi bir memur için, gelen yazışmaların tasarımı bir güç testi olabilir. Bununla birlikte, süreç basit ve anlaşılır adımlara bölünür ayrılmaz, iş gününün göze çarpmayan bir parçası haline gelir.
Talimatlar
Aşama 1
Kuruluşa ulaşan tüm belgeler, oraya nasıl ulaştıklarına bakılmaksızın (e-posta, kurye, faks vb.) aynı gün içinde kaydedilmelidir. E-postalar yazdırılmalı, telefon mesajları kaydedilmelidir.
Adım 2
Günlüğün 1 numaralı sütunu, her belgenin alındığı tarihi gösterir. Sütun # 2 - kayıt numarası. Numara, her takvim yılı bir ile başlamak üzere, alınma sırasına göre atanır. Daha sonra teslim edilen her belge kontrol edilir: doğru teslim edilip edilmediği, paketin sağlam olup olmadığı. "Şahsen" olarak işaretlenmemişse, zarf veya çanta açılır ve içindekiler kontrol edilir. Envanter varsa kontrol ederler. Belirtilen belgelerden bazıları eksikse, uygun bir işlem hazırlamanız ve "Notlar" bölümünde gelen yazışma günlüğüne bir not koymanız gerekir. Ekli sayfa sayısı 3 numaralı sütunda belirtilmiştir.
Aşama 3
Yazışma türü 4 numaralı sütuna girilir. Bu bir talep, mutabakat raporu, mektup, sertifika, telgraf, bildirim vb. olabilir. Sonraki iki sütun, mektubun göndereni ve giden numarasını gösterir.
4. Adım
Gönderinin bir özeti 7 numaralı sütunda belirtilmelidir. Örneğin, “AA İvanov'un borcuna ilişkin bir sertifika sağlanması üzerine. banka "veya" VV Sidorova maaşlarının yeniden hesaplanması için başvuru ".
Adım 5
Daha sonra yazışma muhataplara dağıtılır ve kararı aldıktan sonra, sonraki iki uygulayıcıyı ve belgenin yürütülmesi için son tarihi belirten 8 numaralı sütuna girilir. Notlar, belgenin yürütüldüğünü ve nerede dosyalandığını gösterir.
