Arşive gönderilmek üzere belgelerin kaydı yıl sonundan sonra gerçekleştirilir. Böylece, belirlenen kurallarla bağlantılı olarak depolama için belgeler hazırlanır. Saklama süresine ve belgelerin değerine bağlı olarak, davalar eksiksiz veya basitleştirilmiş bir sisteme göre tamamlanır.
Talimatlar
Aşama 1
Geçici saklama belgeleri için davaların bir listesini yapın (10 yıla kadar dahil). Davanın oluşumunun doğruluğunu kontrol edin (kalıcı saklama süresi olan belgeler olup olmadığı). Dosyaları klasörlerde bırakın, davaların isimlendirilmesine göre sistematize edilmeli ve numaralandırılmasına gerek yoktur. Davalar, davaların isimlendirilmesine göre arşive teslim edilir.
Adım 2
Uzun süreli saklama durumları için (10 yıldan fazla), aşağıdakiler gerçekleştirilir:
1. Kasanın bağlanması (sert bir klasöre sarılmış veya dört delikte güçlü iplikle kaplanmış veya ciltlenebilir).
2. Sayfaların numaralandırılması (belge metnine dokunmadan sağ üst köşede siyah bir grafit kalemle gerçekleştirilir).
3. Bir tasdik yazısı düzenlenmesi (kaç yaprak sarılı olduğunu, herhangi bir hasar olup olmadığını, imzasını ve tarihini belirtiniz).
4. Dahili bir belge envanteri hazırlamak (özellikle değerli belgeler içeren davalar, kişisel, adli ve soruşturma davaları vb.). Envanterin sonunda, kasadaki belge sayısını ve envanterin yaprak sayısını belirtin.
5. Davanın kapağının tüm detaylarının kaydı (kurumun adı, yapısal birimi, davanın büro indeksi, davanın adı, davanın raf ömrü.
Aşama 3
Kalıcı veya uzun süreli depolama belgeleri için bir envanter yapın. Bireysel vaka numarasını içermeli, içeriği ve kompozisyonunu vaka başlığında açıklamalıdır. Envanter ayrıca davanın saklama süresini de belirtmelidir. Vaka sayısını ve ilk ve son vaka sayısını, imza ve tarihi belirtin. Personel davaları için ayrı bir envanter düzenlenir.
4. Adım
Hazırlanan dosyaları arşive gönderin. Nezaretinizdeki arşiv memuru, isimlendirme veya envantere göre dava sayısını kontrol edecek, bir teyit yazısı yapacak, eksik dava sayılarını işaretleyecek, davaların kabul ve devir tarihini belirleyecektir. Envanter, davaların devrini ve kabulünü gerçekleştiren kişilerin imzaları ile teyit edilir.
