Toplantılar iş hayatının vazgeçilmez bir unsurudur. İzleme, yönetim hedeflerinin belirlenmesi ve geri bildirimin uygulanması için bir araçtır. Toplantıda raporlar hazırlanır ve mevcut durum hakkında bilgi verilir. Katılımcıları birbirleriyle görüşme ve nihayetinde verilen görevlerin başarıyla tamamlanması için gerekli kararları alma fırsatına sahiptir.
Talimatlar
Aşama 1
Toplantının amacını tanımlayın. Katılımcıları, örneğin bir ön görüş alışverişi yapmak, işlerin durumuna ilişkin bir raporu dinlemek, herhangi bir sorunu çözmek için öneriler hazırlamak veya bu sorunları kabul etmek için bir araya gelebilir. Toplantının konusu, toplantıya katılan her katılımcının ilgisini çekmelidir.
Adım 2
Bir toplantı gündemi yapın. İçinde, duyulması ve tartışılması gereken soruların bir listesini belirtin. Sadece çalışma düzeninde çözülemeyen konular tartışılmalıdır. Toplantının ön gündemini tüm katılımcılara gönderin ve toplantının konusu ve gündemi hakkındaki istek ve yorumlarını dinleyin. Gündemi, dile getirilen istekleri dikkate alarak ayarlayın.
Aşama 3
Toplantının yeri, zamanı ve şekline karar verin. Gündemdeki her madde için konuşmacılar ve odak noktaları belirleyin. Sunum yapanlardan özetlerini önceden göndermelerini isteyin. Toplantının programını belirleyin, her konunun tartışılması için ayrılan zamanı belirtin. Her katılımcıya nihai toplantı gündemini ve gündemini gönderin.
4. Adım
Gerekirse, toplantıda sunulacak raporların özetlerini, alınacak karar taslaklarını, bilgi notlarını ve analitik materyalleri katılımcılara gönderin.
Adım 5
Çatışma durumlarının olasılığını en aza indirmek için toplantıda katılımcıları en iyi nasıl oturtacağınız sorusunu düşünün. Psikologlar, karşılıklı oturanların daha sık, yan yana oturanların daha az çatışmalara ve tartışmalara girdiğini fark ettiler. Bu faktörü göz önünde bulundurun.
6. Adım
Tüm konuların en uygun şekilde ve mümkün olan en kısa sürede çözülmesi için toplantıyı yönetebilecek bir başkan belirleyin. Bunu yapmak için, toplantıdaki her katılımcıdan yapıcı kararlar almalı ve tartışmayı iş gibi yapmalıdır.
7. Adım
Toplantı programının sıkı bir şekilde yürütülmesini sağlayın ve oldukça başarılı olacak ve alınan kararlar etkili olacaktır.
