Herhangi bir belgenin arşive aktarılması, 125-F3 sayılı "Rusya Federasyonu'ndaki Arşiv İşleri Hakkında" Federal Yasası ile düzenlenir. Belgeler hazırlanmalı, tanımlanmalı, dosyalanmalı ve numaralandırılmalıdır. Bu, davanın kapatıldığı tarihten itibaren 12 ay içinde yapılmalıdır.
Gerekli
- - dosya;
- - bağlayıcı;
- - basit bir kalem;
- - belgesel envanter;
- - envanteri aktarın.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeleri arşive aktarmak için sırayla düzenleyin. Yuvalama sırası kronolojik sırada olmalıdır. Örneğin, bir ceza davasına atıfta bulunuyorsanız, ilk sayfa mahkeme kararının bir kopyası olacak, ikincisi ön karar olacak ve aşağıdaki davanın tamamlanmasından itibaren soruşturması olacaktır. Belgeleri personel departmanından arşive aktarırsanız, ilk sayfa işten çıkarma başvurusu, ikincisi işten çıkarma emri, üçüncüsü tüm belgeler sondan tarihe göre sıralanır.
Adım 2
Tüm sayfaları düzen sırasına göre bir numaradan başlayarak numaralandırın. Numaralandırmayı basit bir kalemle, ancak net bir şekilde yapın. Belgelerin bir envanterini yapın, sonunda kaç numara ve sayfanız olduğunu yazın, imzanızı, envanterin derlendiği tarihi, kuruluşun mührünü, baş imzasını atın.
Aşama 3
Tüm sayfaları bir ciltleyici ile sabitleyin, üstüne bir envanter ekleyin. Klasöre, davayı aktardığınız vatandaşın soyadına ve belgelerin arşive aktarıldığı yıla göre mektup kodunu koyun. Davanın bittiği yıl aynı olmalıdır.
4. Adım
Her dava için ayrı bir dosya oluşturun veya bir yıldaki tüm davaları büyük bir klasöre koyun ve kod ve harf koduna genel bir yazı yazın, yani sadece soyadı aynı harfle başlayan vatandaşların davaları olabilir. bir klasöre konulacak. Ancak, büyük bir klasörde çok sayıda belge dolduruyorsanız, ortak sayfa sayısı 250'den fazla olmamalıdır.
Adım 5
Vakaları arşive aktarmadan önce bir transfer envanteri hazırlayın. Envanterin ilk sütunu, tüm vakaların seri numaralarını girmek için, ikincisi ise terminolojideki indeksler için tasarlanmıştır. Üçüncü sütuna, tüm başlıkların adını, dördüncü - devir tarihi, beşinci - sayfa sayısı, altıncı - arşivdeki dava için belirlenen saklama sürelerini, yedinci sütuna, tüm eklemeleri ve notları girin. Çoğu zaman, yedinci sütun, herhangi bir nedenle belgelerde sayfalar eksikse veya bunları hemen yanlış bir şekilde belgesel envanterine girdiyseniz ve değişiklik yaptıysanız doldurulur.
