Bir konferansı, çeşitli kuruluşların temsilcilerinin katıldığı genişletilmiş bir toplantı olarak adlandırmak gelenekseldir. Konferanslar departman, sektörel, bölgesel, bölgeler arası, uluslararası olabilir. Çeşitli fakat tematik olarak ilişkili sorunları tartışırlar. Bazı durumlarda, organizasyonun gelişim stratejisini belirleyen konferansın kararıdır. Herhangi bir eğitimli kişi böyle bir etkinlik düzenleyebilir, ancak bazı hususlar dikkate alınmalıdır.
Gerekli
- - Katılımcı listesi;
- - konuşmaların bir özeti;
- - görsel materyaller;
- - teknik araçlar.
Talimatlar
Aşama 1
Katılımcıların bir listesini yapın. Genellikle, konuşmacılara yaklaşan konferans hakkında önceden bilgi verilir, anlaşmalarını onaylamaları ve raporların konusunu bildirmeleri gerekir. Bazen koşullar rapor metinlerinin veya en azından bir özetin sağlanmasını gerektirir. Malzemeleri inceleyin.
Adım 2
Kurallara karar verin. Konferansın ne kadar süreceğine, konuşmacı sayısına ve çalışma biçimlerine bağlıdır. Yalnızca genel oturumlar mı öngörülecek yoksa çalışmanın bir kısmı bölümler halinde mi gerçekleştirilecek? İkinci seçenekte ise raporlara daha fazla zaman ayrılabilmektedir.
Aşama 3
Ortak sunumlar ve soruları yanıtlamak için zaman ayırdığınızdan emin olun. Soruların şekline karar verin. Katılımcılar sunumdan hemen sonra sözlü olarak sorabilirler. O zaman ek mikrofonlara dikkat etmelisiniz. Sorular yazılı olarak da sunulabilir, o zaman dinleyicilerin notları nereye koyacağını düşünmeniz gerekir. Bazı soruları önceden hazırlayabilirsiniz.
4. Adım
Gündem yap. Konuşmaların sırası farklı olabilir, konuya bağlıdır, ancak her durumda, genel konuları konferansın başında tartışmak ve ardından ayrıntılara geçmek daha iyidir. Her bir buçuk ila iki saatlik çalışmadan sonra kısa bir mola verin (bir kahve molası düzenlemek iyi bir fikirdir) ve ortasında - katılımcıların dinlenip öğle yemeği yiyebilecekleri uzun bir mola verin. Konferans kısaysa (örneğin yeniden seçim), uzun aralar gerekli değildir.
Adım 5
Teknik araçların durumunu kontrol edin. Bilgisayarınızı ve video oynatıcınızı kontrol edin. Sunuculara hangi donanıma ihtiyaç duyduklarını ve orada hangi programların olması gerektiğini sorun. Sunum yapanlardan konferanstan önce görsel sağlamalarını isteyin. Bilgisayarla çalışan kişinin hangi sunumu ne zaman yapacağının bir listesinin olması çok iyi. Konferanstan önce tüm konuşmacıların gelip gelmediğini, konuda herhangi bir değişiklik olup olmadığını kontrol edin.
6. Adım
Açılış konuşmalarınızı düşünün. Katılımcılara birkaç hoş geldiniz sözü söylemeniz, konferansın hangi etkinliğe ayrıldığını, prosedürü, kuralları açıklamanız gerekir. Raporlama ve seçim konferansının başlamasından önce, kaç delegenin beklendiğini ve kaç kişinin hazır olduğunu söylemesi gereken sayım komisyonu başkanına söz verin. Birkaç eksik varsa, etkinliği başlatmayı önerin. Bazen şu anda bir devletin veya uluslararası bir örgütün marşını söylemek uygun olur. Bir başkan, sekreter, sayım ve yayın komisyonu seçmeyi teklif edin. Çoğu durumda, listeler önceden hazırlanabilir. Ayrıca, etkinlik, taslak gündemi açıklayan başkan tarafından yönetilebilir (başlamadan önce yazıp yazdırmak daha iyidir). Önce taslak kabul edilir, daha sonra üzerinde değişiklik ve ilaveler yapılır, ardından gündem bir bütün olarak kabul edilir.
7. Adım
Konferans sırasında sunum yapan kişi, başkan olsun ya da olmasın, sürekli odada olmalıdır. Örgütsel sorunlara ortaya çıktıkça karar veren kişidir. Yine de ayrılmanız gerekiyorsa, sorumluluklarınızı benzer düşünen insanlardan birine emanet edin.
8. Adım
Konferans genellikle bir tür kararın kabul edilmesiyle sona erer. Başkan taslağın metnini okur, dinleyiciler değişiklik ve eklemeler yapar, yayın kurulu bunları tanıtır, ardından karar onaylanır.
