Herhangi bir organizasyondaki bir konferans son derece önemli bir olaydır. Dikkatli bir hazırlık ve kusursuz bir uygulama gerektirir. Herhangi bir nüans, şirketinizin izlenimini bozabilir. Başarılı bir konferans düzenlemek için dikkat edilmesi gereken temel ilkeler vardır.
Gerekli
Kağıt, internet, para
Talimatlar
Aşama 1
Kendinize net bir hedef belirleyin. Neden bu konferansa ihtiyacınız var? Sonunda ne elde etmek istiyorsun? Konferans, şirkete güvenilir iş bağlantıları sağlamayı, imajını iyileştirmeyi, yatırımcı bulmayı vb. amaçlayabilir. Buna bağlı olarak, etkinliği hazırlama ve tutma süreci boyunca uyulması gereken belirli bir yön seçilir. Hedefin ulaşılabilir, ölçülebilir ve gerçek zamanlı özelliklere sahip olması gerektiğini unutmayın.
Adım 2
Etkinliğe bir ad verin. İlk kez değilse, numaralandırmayı belirtmeyi unutmayın. İsim parlak, akılda kalıcı, ilgi çekici olmalıdır. Hedef kitleniz konferansla ilgilenmelidir.
Aşama 3
Net bir hedef kitle tanımlayın. Yanlış kişileri davet ederseniz, mükemmel hazırlanmış ve organize edilmiş bir konferansın bile hiçbir etkisi olmayabilir. Kimin konuşması gerektiğini, kimin fikrinin dinlenmesi gerektiğini, bu etkinliğin konukların ilgisini nasıl çekebileceğini kendinize sorun. Potansiyel hedef kitlenizle en iyi nerede ve nasıl iletişim kuracağınızı belirlemeye çalışın, bu da düzenlediğiniz etkinliğe katılma konusunda doğru kişilerin karar vermesini etkiler.
4. Adım
Konferansın zamanına ve yerine karar verin. Uzun bir etkinlik planlanmadıkça çoğu konferans hafta içi (Cuma hariç) gerçekleşir. Mekan, bir bütün olarak olay hakkındaki tüm görüşü büyük ölçüde belirler. Konukların konferansa karşı tutumu, sadece bir konferans odası veya otel ararken bile oluşur. Bu nedenle, rotayı mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde tanımlayın, mümkünse işaretler koyun.
Adım 5
Bir konferans duyurun. Hedef kitlenizin en sık konuştuğu medyayı seçin. Yaklaşan etkinlikle ilgili reklamları veya makaleleri bunlara yerleştirin. İlgilendiğiniz tüm misafirlere davetiye gönderin. Bir haber bülteni veya renkli bir haber bülteni olsun, size kalmış. Davetiyede konferansın yerini, saatini, adını ve yönünü belirtin.
6. Adım
Teklifinize verilen tüm yanıtları değerlendirecek ve en ilginç ve ilgili teklifleri seçecek bir komite toplayın. Bundan sonra etkinliğin programını oluşturmaya başlamak mümkün olacaktır.
7. Adım
Ekip içinde sorumlulukları dağıtın. Birisi konuklarla iletişim kurmaktan sorumludur, biri medya ile ilgili tüm konulara karar verir, biri etkinliğe liderlik eder, vb. Tüm konferans katılımcılarına ek konuşmacı materyalleri sağlayın. Etkinlikten önce tüm ekipmanları kontrol ettiğinizden emin olun.
8. Adım
Zamanınızın tükendiğini fark ederseniz, her sunum ve soru sayısı için bir zaman sınırı belirleyin. Seyirciden etkinlikten sonra konuşmacılara ek sorular sormalarını isteyin.
