Bir toplantıda, toplantıda veya toplantıda alınan önemli kararlar, icraya alınabilmeleri için tutanaklara kaydedilmelidir. Bunu yapmak için, her şeyden önce, belgenin hem biçimine hem de içeriğine büyük önem vererek, protokolü doğru bir şekilde hazırlamak gerekir. Tek bir form olmamasına rağmen, burada bazı özellikler var.
Talimatlar
Aşama 1
A4 sayfa kağıt veya şirket antetli kağıdı hazırlayın (dahili belgeler için). Bu, sizi tüm ayrıntıları (kuruluş adı, adresi vb.) manuel olarak girmekten kurtaracaktır. Sayfanın üst ortasına, hemen "Dakika" adını yazın ve altına, daha küçük harflerle kısaca özü tanımlayın - toplantının ana konusu. Etkinliğin tarihini ve yerini belirtin. Şimdi, genel kararların alınmasına doğrudan katılan toplantı katılımcılarının listesiyle ilgili olan zorunlu giriş bölümünü doldurmaya başlayın.
Adım 2
Başlangıçta soyadını, adını, soyadını ve liderin (toplantı başkanı) pozisyonunu yazın. Aynı formatta, toplantı tutanağını tutan sekreterin ayrıntılarını adlandırın. Ayrıca, "Katıldılar" bölümünde toplantıya katılan herkesi listeleyin (tam ad, pozisyon). Listesi sayfaya sığmayacak çok sayıda katılımcı olması durumunda, tam listeyi ayrı bir belgeye ekleyerek toplam sayısını belirtin. Protokolün sonunda "Ek" bölümünde buna bir bağlantı yapmayı unutmayın. “Gündem” bölümünü tutanaklara bir sonraki blok olarak yerleştirin. Burada, numaralı bir listede bu toplantı için tüm konuları listeleyin.
Aşama 3
Protokol içeriğini gündemde belirtilen sıraya uygun olarak doldurun. Paragrafların her biri üç bölüm içermelidir. İlkinde ("Dinlenen"), raporların metinlerini verin ve konuşmacıların konumlarının yanı sıra adlarını ve baş harflerini de belirttiğinizden emin olun. “Hoparlörler” bölümünde, benzer bir biçimde, tartışma sırasında söz alan toplantıdaki diğer katılımcıları belirtin. “Karar verildi” başlıklı bölümde, duruşma sırasında alınan kararları listeleyin, “aleyhte”, “lehte” veya “çekimser” oylarını belirtin. Ardından, toplantı başkanı ve sekreterinin imzalarını yerleştirin.
