Herhangi bir işletme veya kuruluşun faaliyetlerine eşlik eden belge ve iş kağıtlarının içeriği ve yürütülmesi, ilgili belgeler ve devlet standartları ile düzenlenir. Bir kapak mektubu iş belgelerine atıfta bulunur, bu nedenle GOST R 6.30-2003 tarafından belirlenen tasarım gereksinimlerini karşılamalıdır.
Talimatlar
Aşama 1
Bir kapak mektubu, normal olanla aynı şekilde hazırlanır. Şirketinizin tam adını, posta adresini, ayrıntılarını, e-posta adresini, iletişim faksını ve telefon numarasını içeren antetli kağıdına yazın.
Adım 2
Sağ üst köşede, mektubun muhatabı, soyadı ve adının baş harflerini, bulunduğu pozisyonu, kuruluşu, adresini belirtin ve bulunduğu yerleşimin indeksini unutmayın.
Aşama 3
Mektubun konu satırına "İletilen belgelere kapak yazısı" yazabilirsiniz, mektup başlığı yapmanıza gerek yoktur. Geleneksel adresle başlayın: "Sevgili …!". Ardından, "Size gönderiyoruz …" standart ifadesini yazın ve bu kapak mektubunu eklediğiniz belge paketinin genel adını verin. Gerekirse, bu belgelerin hangi anlaşmalar veya talepler kapsamında gönderildiğini belirtin.
4. Adım
Normal iş yazışmaları için bir kapak mektubu da kullanılabilir. Bu muhatap için ek mesajınız varsa ikinci ve üçüncü paragraflara yazabilirsiniz.
Adım 5
Bu mektuba kaç belge ekleneceğine bağlı olarak "Ek:" veya "Ekler:" kelimesini yazın. Belge tekil ise, iki nokta üst üste adını verdikten sonra, belgenin kaç yaprak ve kaç kopya gönderildiğini belirtin.
6. Adım
Birden fazla belge varsa, bunların listesi numaralı bir liste olarak düzenlenmeli, her numara yeni bir satıra yazılmalıdır. Numaranın basamağından sonra belgenin adını, yaprak ve kopya sayısını belirtin.
7. Adım
Bu tür mektupları imzalamaya yetkili memur tarafından mektubu imzalayın, imzasını atın ve işletmenin mührü ile tasdik edin.
8. Adım
Alt kısımda, bu ön yazının yürütücüsünü, soyadını, adının baş harflerini ve iletişim telefon numarasını belirttiğinizden emin olun.
