Bir konferans düzenlemek dikkatli bir hazırlık gerektirir. Bu süreci aşamalara ayırarak, etkinliğin üst düzeyde işçilik maliyetlerini minimize edebilirsiniz.
Gerekli
İnternet erişimi olan bilgisayar ve şehir için yardım programları, telefon
Talimatlar
Aşama 1
Konferansın konusuna, potansiyel katılımcı sayısına, zamanlamasına ve öğretim görevlilerine karar verin. Konuşmak için onay almak için öğretim görevlileriyle görüşün.
Adım 2
Konuya ve planlanan katılımcı sayısına göre, konferans mekanları için seçeneklerin seçilmesi gerekmektedir. Bunlar kültür evleri, otellerin konferans salonları, restoranlar, dinlenme merkezleri ve daha fazlası olabilir. Seçim, İnternet'te ve çeşitli şehir rehberlerinde yapılan bir arama yoluyla gerçekleştirilir, elde edilen verilere dayanarak, adını, adresini, telefon numarasını, yer sayısını, maliyetini ve kullanılabilirliğini gösteren bir potansiyel yer tablosu oluşturulur. gerekli ekipman (örneğin projektör, ekran, mikrofon).
Aşama 3
Ortaya çıkan potansiyel yerler veritabanını arayın ve mümkünse istenen günlerde kira maliyetini, ek hizmetlerin mevcudiyetini (örneğin, bir büfe masasının düzenlenmesi) netleştirin. Sonuç olarak, bir yer ve tarih seçin.
4. Adım
Konferans için kurumsal bir tarz geliştirin (sembol, slogan, renkler vb.) ve gerekli ürünlere (markalı defterler, kalemler, davetiyeler, tişörtler ve daha fazlası) karar verin. Hediyelik eşya şirketlerinde etkinlik için ürünler sipariş edin. Ayrıca planlanan programı oluşturun.
Adım 5
Potansiyel katılımcılara antetli kağıtlara e-posta veya kurye / posta kullanarak standart olmayan bir çözüm yoluyla davetiye gönderin (örneğin, tasarım kartonu üzerinde kumaştan yapılmış bir çiçek şeklinde çiçekçilik konferansına).
6. Adım
Katılımcıların kaydı, program detayları, transferde yardım ve konaklama seçimi (gerekirse). Büfe masası, fotoğraf ve daha fazlasını düzenlemek için taşeronlarla çalışmak.
7. Adım
Etkinliğin arifesinde salonun hazır olup olmadığını kontrol edin - ekipman, hediyelik eşyalar, büfe masası organizasyonu ve daha fazlası.
8. Adım
Etkinlik sırasında, taşeronların çalışmalarını koordine etmek gerekir: tanıtımcılar, catering hizmetleri, fotoğrafçılar ve daha fazlası.
9. Adım
Konferanstan sonra antetli kağıda bir e-posta gönderebilir, etkinliğe katılım için teşekkür edebilir, geri bildirim isteyebilirsiniz.
