Belgelerin uygun şekilde saklanması, ofis çalışmasının önemli bir unsurudur. Belgeleri arşive göndermeden önce flash işlemi yapılmalıdır. Bunu yapmak için, vakaları arşivlemek için temel kuralları bilmelisiniz.
Bu gerekli
- - bız;
- - iğne;
- - sert iplik;
- - tutkal.
Talimatlar
Aşama 1
Siyah kurşun kalem kullanarak tüm sayfaları numaralandırın. Numara sağ üst köşeye yerleştirilir. Belgeleri en eskisinden başlayarak kronolojik sıraya koyun. Ekli belgeler içeren zarflar varsa, zarfı ve ardından içindeki her belgeyi numaralandırmanız gerekir.
Adım 2
Tüm ataşları ve diğer metal parçaları çıkarın. Belgenizin dosyalama marjı yoksa, üzerine bir parça kağıt yapıştırın. Dört deliği temel alarak ve karton kapağa yerleştirerek tüm kağıtları dikiş için hazırlayın.
Aşama 3
Belge demetleri bir kelepçe ile sıkıştırılmalı, bir bız ile delinmeli veya belgeleri dikmek için özel bir cihazla delinmelidir. Kelepçeleri çıkarmadan kağıtları kalın iplik, sicim veya bant kullanarak uzun bir iğne ile dikin.
4. Adım
Doğru dikiş için iğneyi arka taraftan ikinci deliğe geçirmek, iğneyi arka taraftan geçirmek ve tekrar ikinci deliğe dönmek gerekir. Bundan sonra, iğne ön tarafa getirilmeli ve ikinci delik dikilmelidir, ancak zaten yukarıdan. İplik arkadan çekilir ve iki ucu sabitlenir, böylece iplik uçları kağıtla (aydınger kağıdı) kapatılabilir.
Adım 5
İplere yapıştırılan kağıda örgütün mührü konur ve görevliler (müdür, baş muhasebeci) de imzalar. Karton kapakta, bir paket halinde dosyalanan bir belge envanteri yapıştırılır. Kuruluşun adını ve yapısal birimini belirtmeli, tarih koymalı, belgelerin saklama süresini ve kuruluşunuzda kabul edilmişse arşiv kodunu belirtmelidir.
