Üretim faaliyetleri sırasında, herhangi bir işletme, bazıları için ve bazen oldukça uzun süre saklanması gereken birçok belge oluşturur. Bunun için arşivin organizasyonu gereklidir.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeleri arşivde saklamak için gerekli koşulları oluşturun. Öncelikle oda güneş ışığının doğrudan etkisinden korunmalı, havadaki nem seviyesi izin verilen seviyeyi geçmemeli ve yetkisiz kişilerin erişimi de kapatılmalıdır.
Adım 2
Arşiv binasının gereksinimlerine göre, ahşap binalarda, harap binalarda, nemli temelli binalarda, çatı katlarında veya bodrum katlarında yerleştirilmesine izin verilmediğini lütfen unutmayın. Aynı zamanda, uyarlanmış binada çeşitli arşiv belgelerinin depolanmasına yönelik tesisler, bu binada bulunan diğer binalardan izole edilmelidir. Ayrıca, kamuya açık yemek hizmetleri, kimyasal veya yangın tehlikesi olan madde depolayan kuruluşlar, gıda depoları tarafından kullanılan bina binalarına arşiv yerleştirilmesine izin verilmez.
Aşama 3
Kuruluşun arşivini, kayıtları depolamak için uyarlanmış veya özel olarak inşa edilmiş bir binada bulun. Oda, yangın güvenliğine uygun olarak tehlikeli nesnelerden uzaklaştırılmalıdır. Bunlara örneğin otoparklar, benzin istasyonları, garajlar dahildir. Ayrıca, işletme arşivinin tesislerinin yakınında havayı kirleten nesneler olmamalıdır.
4. Adım
Bir arşivi düzenlemek için uygun bir oda seçerken, arşivin normal çalışması için birkaç ayrı odanın gerekli olduğunu göz önünde bulundurun: arşiv depolama; belgeleri almak için oda; saklanan belgelerin kullanımı için tesisler; arşiv çalışanları için çalışma odası.
Adım 5
Arşiv deposunu laboratuvar, ev ve endüstriyel alanlardan uzaklaştırın. Aynı zamanda yanlarında ortak havalandırma kanalları olmamasına ve komşu odalardan yangına dayanıklı duvar ve tavanlar kullanılarak en az iki saat yangın dayanım sınırı ile ayrılmasına dikkat edilmelidir. Ayrıca arşiv odasında kanalizasyon ve su temin borularının döşenmesi hariçtir.
6. Adım
"Belgelerin saklanmasına ilişkin düzenlemeler" depolama organizasyonu için hazırlayın ve kafa ile onaylayın. Ayrıca, şefin emriyle arşivden sorumlu olacak bir kişi atanmalıdır. Ayrıca, belgelerin saklama sürelerine uygunluk açısından periyodik olarak incelemesini yapacak özel bir uzman komisyonu oluşturulmaktadır.
