Büyük ve ayrı bir arşiv çalışması alanı, kuruluşun arşivine teslim edilmek üzere belgelerin hazırlanmasıyla ilgili sorular olarak kabul edilir. Bu nedenle, ciddi bir ilgiyi hak ediyorlar, çünkü belgelerle çalışmanın bu aşamasında, gelecekte arşiv çalışmasında olumsuz sonuçlara neden olabilecek çeşitli metodolojik ve pratik hatalar sıklıkla yapılır.
Talimatlar
Aşama 1
Personel belgeleri de dahil olmak üzere belgelerin arşive aktarılmasıyla ilgili tüm çalışmalar genellikle aşağıdaki aşamalara ayrılır: - her şeyden önce, mevcut üretimde ve tamamlandıktan sonra belgelerin oluşumunun gerçekleştirilmesi gerekir;
- davaların oluşumundan sonra, belirlenen tüm kurallara uygun olarak hazırlanmaları gerekir;
- daha sonra bir değer incelemesi yapın ve arşiv depolaması için hazırlanın;
- kuruluşun arşivine aktarılan tüm belgelerin bir envanterini yapmak;
- son aşamada resmi evrakları kurumun arşivine aktarın.
Adım 2
İlk olarak, belirli komplekslerde, yani durumlarda personel ile ilgili belgelerin doğru oluşumunu gerçekleştirmelisiniz. Özel dosyalarda, bu tür resmi belgeler, şirket çalışanlarının faaliyetlerinin çeşitli yönleri için, depolanmaları için farklı zaman dilimlerine sahip personel için talimatlar şeklinde oluşturulmalıdır. Bu aşama gerçekleştirilmelidir, çünkü personelle ilgili siparişlerin bir kısmı yalnızca iş yerini etkileyen geçerli konulara, ayrıca çalışanlara ikramiye ve çalışma pozisyonuna geçişe ayrılmıştır. Bu tür kağıtların işletme arşivinde en az yetmiş beş yıl saklanması gerekir. Aynı zamanda, kişisel kompozisyonla ilgili siparişlerin çoğu, şirket çalışanlarının operasyonel sorunlarını yansıtır: iş gezileri, görev, tatiller vb. Bu tür belgeler beş yıl süreyle saklanmalıdır. Aramayı kullanma ve çeşitli durumlarda kolaylaştırma çalışmaları için, beş yıllık ve yetmiş beş yıllık bir süreye ait belgeler oluşturulmalıdır.
Aşama 3
İşletme çalışanlarının ve ücretlerle ilgili verilerle ilgili tüm çalışanların kişisel hesaplarını kesinlikle alfabetik olarak doğru bir şekilde oluşturmak gerekir. Kişisel klasörlerdeki tüm evraklar, yalnızca alındıkları tarihe göre kronolojik sıraya göre düzenlenmelidir. Klasörde bulunan tüm kağıtların aşağıdaki gibi ayrıntıları içeren bir arşiv envanteri hazırlaması da gereklidir: - kağıdın adı;
- envantere dahil edilen kağıdın seri numarası;
- belgedeki sayfa sayısı;
- belgenin tarihi ve numarası (gerekirse);
- kişisel dosyada bulunan kağıt sayfalarının sayısının özet kaydı;
- Not.
