Çeşitli belgelerin muhasebesi, dolaşımı ve depolanması için personel hizmetleri, sipariş defterlerini, tatilleri, beyanları ve referansları kullanır. Kayıt günlükleri, dahili kullanım için belgelerdir ve kuruluşun personel departmanında saklanır ve bu belgelerin korunmasından ve saklanmasından özel olarak atanmış bir kişi sorumludur.
Talimatlar
Aşama 1
Bakanlık onaylı bir sipariş kayıt formu kullanın veya kendiniz tasarlayın. Kapağı ağır malzemeden yapın. Sayfanın ortasına kuruluşun adını ve kitabın adını yazın. Aşağıda oturum açma için başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin. Arka kapakta, belgeyi saklamaktan ve doldurmaktan sorumlu kişi hakkındaki bilgileri yansıtın: çalışanın pozisyonunu, soyadını ve adının baş harflerini belirtin.
Adım 2
Sayfaların değiştirilemeyeceğinden veya dergiden çıkarılamayacağından emin olun. Kitabın sayfalarını numaralandırın ve dantel yapın. Son sayfada, bir balmumu veya mastik mühür koyun, personel departmanı başkanına veya organizasyon başkanına sertifikasyon için hazır bir şablon sağlayın. Not alın: Bu kayıt defterinde _ sayfa numaralandırılmış, bağcıklı ve mühürlenmiştir. Yönetmen: _ (imza, imzanın şifresinin çözülmesi). Tarih: _ (gün, ay, yıl).
Aşama 3
Girişleri günlüğe kaydetmek için uygun bir sayfa yönü (yatay, dikey) seçin. İstenirse, aşağıdaki sütunları içeren bir tablo düzenleyin:
- kaydın seri numarası;
- giriş tarihi;
- siparişin seri numarası;
- emri imzalayan kişinin konumu, soyadı ve adının baş harfleri;
- siparişin bir özeti.
Tablo görünümünden memnun değilseniz, kayıtları serbest biçimde tutun. Ana şey, siparişlerin onaylanma tarihlerine göre numara atama sırasını gözlemlemek ve yukarıdaki bilgileri muhasebe defterine yansıtmaktır.
4. Adım
Sipariş günlüğü girişlerinizi mavi, siyah veya mor mürekkeple kaydedin. Daha önce yapılmış işaretlerin silinmesine, silinmesine ve silinmesine izin vermeyin. Değişiklik yapmanız gerekiyorsa, düzeltilmiş metnin üzerini bir satırla çizerek okumaya devam edebilirsiniz. Aynı sütun veya satırda yeni bir doğru giriş yapın. Lütfen imzalayın ve değişiklik tarihini belirtin. Hatayı yerinde düzeltmek mümkün değilse (örneğin boş alan yoksa) aşağıda yeni bir kayıt oluşturun ve eski bilgilerin yanında “kayıt geçersiz” kutusunu işaretleyin.
Adım 5
Günlüğü kaydetmeyi bıraktığınızda, günlük defterinin ön kapağına günlük son kullanma tarihini not edin.
