İşletme için sipariş verme prosedürü, ofis çalışması talimatları ile belirlenir. Aynı zamanda bu belgelerin muhasebesi ve saklanması her kuruluşta bulunması gereken özel sipariş kayıt defterinde tutulur.
Talimatlar
Aşama 1
Bir sipariş kaydı oluşturun. Büyük işletmelerde bu, ayrı bir memur tarafından yapılır; küçük şirketler bu amaçlar için sorumlu bir kişi atar. Kayıt defterinin hem onaylı formunu hem de bağımsız olarak geliştirilmiş formunu kullanabilirsiniz.
Adım 2
Sipariş kayıt defterinin kapağını oluşturun. Sipariş sayfalarının saklama sırasında buruşmaması için yoğun malzemeden yapılmış olmalıdır. Bu belgelerin işletmede en az 5 yıl saklanması gerektiğine dikkat edilmelidir.
Aşama 3
Kapağına işletmenin adını, kitabın adını ve dönemini yazın. Kuruluşta sipariş verme sıklığına bağlı olarak, kayıt günlüğü bir ay, çeyrek veya yıl için hesaplanabilir. Kapağın arka tarafında, belgenin korunmasından ve saklanmasından sorumlu kişi hakkında bilgiler bulunur.
4. Adım
Siparişleri kayıt defterinde saklama yollarından birini seçin. Bir kitaba yapıştırılabilir veya bir bağlayıcı ile eklenebilirler. İkinci seçenek, siparişlerden birini almanız ve bir kopyasını almanız gerektiğinde tercih edilir. Tüm siparişler kronolojik sıraya göre düzenlenmelidir. Bazı işletmeler, siparişleri geriye dönük olarak işlemek için gerekli olabilecek yedek numaralar bırakır. Ancak bu yöntem yasa dışıdır, bu nedenle kötüye kullanmamalısınız.
Adım 5
Kurumsal siparişler için ortak bir form geliştirin. Kural olarak, bu, üst kısmında işletmenin önceden hazırlanmış ayrıntılarının bulunduğu bir antetli kağıttır: isim, adres ve kayıt bilgileri.
6. Adım
Siparişi yayınlayın. Numarasını ve derleme tarihini girin. Bundan sonra, "ne hakkında?" Sorusuna kısaca cevap vermesi gereken bir başlık bulun. Ana metin, düzenin temeli ve idari kısımdan oluşur. Son olarak, baş veya diğer yetkili kişinin imzası atılır.
7. Adım
Bundan sonra sipariş, sipariş kayıt defterinde düzenlenir. Belge işletmenin çalışanlarını etkiliyorsa, örneğin bir komisyon kuruluyorsa, bu kişiler siparişi okuduklarını ve imza attıklarını belirtmelidir.
