Ekonomik faaliyet sırasında, şirket liderleri tedarikçiler ve alıcılarla birçok farklı sözleşme imzalarlar. Bu düzenlemelerin süresini takip edebilmek için bazı kuruluşlar sözde sözleşme kayıtlarını kullanır. Genel olarak, "kayıt" kavramı, gelen ve giden belgelerin belirli bir kayıt günlüğü anlamına gelir. Böyle bir veritabanı nasıl oluşturulur?
Talimatlar
Aşama 1
İlk olarak, kayıt defterinde hangi bilgileri görmek istediğinize karar vermeniz, yani kendiniz için en önemli kriterleri vurgulamanız gerekir. Bundan sonra hem Excel'de hem de normal bir defter (tercihen A4 formatında) kullanılarak yapılabilecek bir dergide bir tablo yapın.
Adım 2
İkinci yöntemde durduysanız, önce başlık sayfasını hazırlayın. Üzerine kuruluşun ayrıntılarını, yani INN, KPP, OKATO, yasal adres ve kuruluş başkanını yazın. Ortada, “Sözleşme kaydı (dönemi belirtin)” yazın.
Aşama 3
Ardından, bir sonraki sayfada altı sütundan oluşan bir tablo yapın. İlk sütunda, karşı tarafla imzalanan sözleşmenin sayısını, ikinci - düzenleyici yasal belgenin tarihini ve üçüncü - sona erme tarihini belirtin.
4. Adım
Ardından, karşı tarafın adını, yükleniciyi ve sözleşmenin konusunu, örneğin muhasebe programlarının geliştirilmesini belirtin. İsteğe bağlı olarak sözleşme tutarını, ek bir anlaşma olup olmadığını ve diğer koşulları belirtebilirsiniz. Kural olarak, sözleşmeler kronolojik sıraya göre girilir. Sürenin bitiminden sonra, belgeyi kuruluş başkanıyla birlikte yanıp sönmeniz, numaralandırmanız ve imzalamanız önerilir. Bundan sonra, kayıt defterini arşive teslim edin.
Adım 5
Ayrıca, kayıtları derlemek için "Sözleşmeler Kaydı" adı verilen özel olarak geliştirilmiş bir program kullanabilirsiniz. Sözleşme kapsamındaki ödemeleri, bu belgelerin son kullanma tarihini takip etmenize ve ödenen tutarların kayıtlarını tutmanıza olanak tanır. Program otomatik olarak, sürenin bitiminden sonra kağıda yazdırabileceğiniz listeler oluşturur.
6. Adım
Üçüncü yöntemde, yani Excel programını kullanarak durabilirsiniz. Tablodaki sütunlar, ilk yöntemi kullanırken olduğu gibi yaklaşık bir içeriğe sahip olabilir. Sürenin sonunda, kaydı yazdırın ve imza için baş muhasebeciye verin.
