Lider olma sanatı, emir yazmakla ilgili değil, organizasyon personelini ustaca motive etmekle, benzer düşünen insanlardan oluşan bir ekip oluşturmakla, şirketin karşılaştığı sorunları hızla çözmekle ve pazar değişikliklerine cevap vermekle ilgilidir. Toplantılar doğru organize edilirse tüm bu görevler çözülebilir.
Talimatlar
Aşama 1
Düzenli olarak değilse, toplantının zamanını ve yerini personele bildirin. E-posta bülteninizi birkaç gün önceden gönderin ki ekip için sürpriz olmasın. Mektupta, saçmalık derecesinde gelişebilecek söylentilere ve spekülasyonlara yol açmamak için çalışanları konu hakkında bilgilendirin.
Adım 2
Personelden, tartışmak üzere olduğunuz ve toplu kararlar gerektiren materyali hazırlamasını isteyin. Önceden, çalışanlarınıza yapılandırılmış bir rapor formu geliştirin ve gönderin, bu tartışmada yayılmaya değil, sayılara ve hesaplamalara geçmenizi sağlayacaktır. Ayrıca standart raporlama, farklı departmanların sonuçlarını karşılaştırmanıza olanak sağlayacak ve ek bir motivasyon kaynağı olacaktır.
Aşama 3
Davetlilerin hazır bulunduğundan emin olun ve konuyu özetleyin. Çalışanlardan herhangi biri geç kalırsa, onsuz başlayın, kendi zamanına ve zamanına değer verenleri bir geç gelen için bekletmeyin.
4. Adım
Herkesin toplantının konusu hakkında konuşmasına izin verin. Personel toplantısı raporlama veya performansla ilgiliyse, her departmandan bir temsilciye söz verin, ancak toplantının sıkıcı hikaye anlatımına dönüşmesine izin vermeyin. Konuşmacının sözünü dikkatli ve dokunaklı bir şekilde kesin ve onu doğru yönde yönlendirmek için sorular kullanın. Ayrıca, toplantılar örneğin muhasebe ve satış gibi farklı departmanlar arasında bir sorun çözme yöntemine dönüştüğünde çatışmaların çıkmasına izin vermeyin, her çalışanla kişisel sorunları ayrı ayrı çözün. Herkes belirli bir konuda kendi görüşünü dile getirdiğinde, konuyu kapatın ve toplantı gündeminin bir sonraki maddesine geçin.
Adım 5
Havuç ve sopa kuralını kullanın. Beklentilerinizi aşan performans gösteren departman temsilcilerini övün, planda belirlenen hedeflere ulaşmayanları dikkatlice azarlayın. Bu tür toplantılar daha iyi çalışma ve sorunların çözülmesi için iyi bir teşvik olacaktır. Bir departmanın çalışmasında sistematik bir “yetersiz ifade” varsa, ekibi bu sorunu tartışmaya ve ortaklaşa kriz karşıtı kararlar almaya davet edin. Bireysel çalışanlara karşı alenen sert konuşmanıza izin vermeyin, personeli aşağılamayın.
6. Adım
Toplantının sonuçlarını özetleyin, bir kez daha hangi kararların alındığını, hangi planların yapıldığını belirtin. Mevcut olanların her biri, kendisinden hangi eylemlerin ve sonuçların beklendiğini ve bunu hangi zaman diliminde tamamlaması gerektiğini anlamalıdır. Bir sonraki toplantıda, siparişleri yerine getirme ve atanan görevleri çözme sürecini kontrol edin.
