Planlayıcılar, toplantılar ve toplantılar iş akışının ayrılmaz bir parçasıdır. Ana görevleri, herhangi bir hizmet durumunu toplu olarak analiz etmektir. Çalışma toplantılarına katılanlar aktif olarak konuşabilir, ayrıntıları tartışabilir ve sorunlara çözümler önerebilir ve önermelidir. Bir toplantının etkili olabilmesi için toplantı sahibinin belirli kurallara uyması gerekir.
Gerekli
- - Gündem;
- - toplantı kuralları;
- - toplantı protokolü.
Talimatlar
Aşama 1
Etkili bir toplantının temel işaretlerini öğrenin. Bunlardan birkaçı var: 1. Toplantının belirli bir amacı vardır; 2. Organizatör gerekli tüm hazırlık çalışmalarını yapmıştır; 3. Toplantıya yalnızca, tartışılan konularla doğrudan ilgili olan ilgili çalışanlar katılır; 4. Tartışma ana konudan sapmaz; 5. Toplantı sonucunda acil planlar belirlendi ve çalışanlara özel talimatlar verildi. Tüm bu hususlar, özellikle kuruluş henüz etkili toplantılar yapmak için bir mekanizma oluşturmamışsa, yönetici tarafından şahsen denetlenmelidir.
Adım 2
Toplantının ana konusunu formüle edin. Çalışanlar için ilgili ve anlaşılır olmalıdır. Çalışma toplantısının belirli bir amacının olması çok önemlidir: bir etkinlik planı geliştirmek, bir kararı onaylamak, bir fikir ortaya koymak vb. Örneğin, reklam ajansınızın daha az müşterisi varsa, küresel ekonomik kriz hakkında konuşmamalısınız. Bu durumda, toplantı hizmet yelpazesini genişletmeye ve indirim sistemini değiştirmeye ayrılmalıdır.
Aşama 3
Ayrıntılı bir toplantı gündemi hazırlayın. İçinde ana konuyu, tartışılması planlanan soruları, konuşmacıların isimlerini, davetlilerin kompozisyonunu, etkinliğin tarihini, saatini ve yerini belirtin. Her gündem maddesi, toplantının ana konusunu detaylandırmalı, bazı yönlerini yansıtmalıdır. Sorular, "basitten karmaşığa" ilkesine göre veya analitik bir düzende - "mevcut durum - kökenleri - olası çözümler" olarak gruplandırılabilir.
4. Adım
Toplantı zaman çizelgesini gündeme ekleyin. İçinde, ana konuşmacıların, ortak konuşmacılardan bilgi almanın, soruları netleştirmenin ve tartışmanın zamanını ayarlayın. Küçük hizmet toplantıları için bile zaman çizelgeleri hazırlayın. Bu, kendinize ve çalışanlarınıza çalışma süresine değer vermeyi, son teslim tarihlerini karşılamayı ve düşüncelerini net ve yerinde ifade etmeyi öğretecektir.
Adım 5
Çalışanları gündemle önceden tanıştırın. Kurumsal e-posta ile gönderin veya toplantıya davet ettiğiniz herkese dağıtın. Herkesten tartışmaya hazırlanmalarını isteyin. Her bir teklif katılımcısından yetkileri dahilinde ne beklediğinizi vurgulayın.
6. Adım
Toplantıya kendi kısa konuşmanızla başlayın. 3-5 dakika içinde, sizi bu toplantıyı düzenlemeye sevk eden nedeni ve elde etmek istediğiniz sonucu anlatın. Ardından katılımcıları gündem ve çalışma programıyla tanıştırın.
7. Adım
Tartışmayı yönetin. Dostça ama yapıcı bir tartışma sürdürün. Her toplantı katılımcısını görüşlerini ifade etmeye teşvik edin, ayrıntılı bir cevap gerektiren kişisel sorularla "sessiz" ile iletişime geçin. Nazik ama sıkı bir şekilde kıstırma, konuşmayı ana konudan uzaklaştırmaya çalışır. Her soru için alt toplamları özetleyin.
8. Adım
Toplantı sonunda çalışanlara verilen kararları ve talimatları bir kez daha dile getirin. Tüm katılımcıların görevlerini anladığından ve son teslim tarihlerini hatırladığından emin olun. Protokoldeki önemli noktaları kaydedin. Bir kopyasını emirlerin yerine getirilmesinden sorumlu uzmanlara ve alınan kararların uygulanmasında yer alan çalışanlara gönderin.
