Sözleşmelerin hazırlanmasından sorumlu yetkililer, faks imzalarının kullanımına ilişkin ayrıntılara dikkat etmelidir. Bu alandaki yasa gerekliliklerini göz ardı etmek, yasal maliyetlere ve büyük mali kayıplara yol açabilir.
faks imzası nedir
Faks, bir kişinin el yazısı imzasını aslına uygun olarak yeniden üreten bir damgadır. Genellikle bir yetkilinin yetkisini onaylamaya hizmet eder. Bir imzanın bu tür yapay olarak çoğaltılması, Rusya'nın medeni mevzuatı tarafından el yazısı imzanın tam bir analogu olarak kabul edilir. Ancak “faks” teriminin tam anlamı mevzuatta açıklanmamıştır.
El yazısı imza ile birlikte, tek tek belgelerin yürütülmesi için bir faks imzası kullanılabilir. Bazı durumlarda, faksların kullanımı kanunla açıkça öngörülmüştür. Ancak bu tür durumların sayısı azdır. Bu nedenle, pratikte genellikle şu soru ortaya çıkar: Bu tür onaylayıcı imzanın kullanımına ne zaman izin verilir ve hangi durumlarda faks kullanmaktan kaçınmak daha iyidir?
Faks imzasının yasal gücü
Genel bir kural olarak, bir yetkili, doğrudan kanunla veya işlem taraflarının ayrı bir anlaşmasıyla öngörülmüşse, faks imzası kullanma hakkına sahiptir. Ancak vergi veya muhasebe belgelerinin kaydından bahsediyorsak, yetkili kişilerin “canlı” imzaları gereklidir.
İşte bir örnek. Rus vergi mevzuatı, faks imzasıyla mühürlenmiş faturaların kullanılmasını sağlamamaktadır. Bu, bu tür belgelerin işlenmesi için belirlenmiş prosedürün ihlali olarak kabul edilir. Faks ile imzalanmış bir fatura, vergi tutarlarının indirim için kabul edilmesinde esas teşkil edemez.
Sivil işlemler farklı bir konudur. Bunları yaparken imza kopya türlerinden birini kullanabilirsiniz. Ancak bu, kanunla sağlanmalı veya tarafların anlaşmasına yazılmalıdır.
Mevzuatta faksların kullanımına ilişkin prosedür belirtilmemiştir. Bu nedenle, taraflarca düzenlenen sözleşme, bir sözleşme yapılırken faks imzası kullanma hakkı konusunda anlaşmaya varılmasının temelidir.
İmzanın bir kopyasını kullanma prosedürü hakkında bir anlaşma ayrı bir belgede hazırlanabilir. Ana sözleşme belgesinin metnine böyle bir koşulun dahil edilmesine de izin verilir. Bir faks imzasının hukuken bağlayıcı olabilmesi için, tarafların faks yoluyla imzalamayı mümkün gördükleri belgelerin listelenmesi gerekir. Mahkeme bu şekilde tasdik edilen sözleşmeleri yazılı delil olarak kabul edecektir.
Ana sözleşmede faks kullanma olasılığının belirtilmediği durumlarda bir varyant mümkündür, ancak şirket bu belgeye ek bir sözleşme hazırlamış ve imzanın bir kopyası ile onaylamıştır. Mahkeme, bu durumda ek sözleşmenin yazılı şekline uyulmadığına karar verebilir. Mahkûm sayılmayacaktır.
