Dwight David Eisenhower, Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanıydı. Yapacak çok işi vardı, bu yüzden her zaman her şeye ayak uydurabilmek için kendi planlama sistemini oluşturmaya karar verdi.
Eisenhower, vakaları planlamak için bir öncelik matrisi kullanılmasını önerdi. Görevlerin önem ve aciliyet kriterlerine göre önceliklendirme esasına dayanır. Davalar dört kategoriye ayrılır:
… Bunlar yarın çok geç olacak şeyler. Bu konular mutlaka ve her şeyden önce ele alınmalıdır. Eisenhower bu sütunun her zaman boş olması gerektiğini ima etti çünkü Acil bir işiniz varsa, hemen önemini ve aciliyetini değerlendirir ve onu gerçekleştirmeye başlarsınız. Çeşitli öngörülemeyen durumlar, mücbir sebepler, doktor ziyaretleri, acil çağrılar bu sütuna girilebilir. Bu tür şeyleri bir an önce yapmaya çalışmanız, zihinsel olarak bu kategoriye sokmanız gerekiyor.
… Kural olarak, faaliyetin üretkenliğini en çok etkileyen bu faaliyetlerdir. Sıklıkla daha sonra ertelenen onlardır, bu yüzden kuyruklara ve acele işlere dökülürler ve güvenli bir şekilde A kategorisine aktarılabilirler. Bunlar, 1. sütundaki vakaların yokluğunda hemen tamamlanması gereken vakalardır.
Bunlar reddedilemeyecek gibi görünen şeylerdir, ancak zamanımızın çoğunu bizi hedefe götürmeden ve bize bir fayda sağlamadan geçirirler. Bu sütundaki vakaların dikkatlice gözden geçirilmesi gerekir. Zaman ayırmaya değer mi, yerine getirmeniz mi gerekiyor? Eisenhower, bu görevleri sizin için aynı başarı veya daha iyisiyle yerine getirebilecek kişileri aramanızı tavsiye etti.
… Bunlar yapılacak en verimsiz şeylerdir. Sosyal ağlarda oturmak, dergileri çevirmek, TV izlemek - çok zaman alır, minimum fayda sağlar. Bu tür şeyler bir alışkanlık haline geldiyse, onlara ayrılan süreyi azaltarak yavaş yavaş onlardan kurtulmanız gerekir.
Soruları sorarak işlerinizi düzgün bir şekilde dağıtabileceksiniz: Bu görev önemli mi? Yarın yaparsan ne olur? Hiç yapmazsanız ne olur? Bu sayede zaman kaybetmeden gerçekten ihtiyacınız olan şeyleri yapmaya öncelik verebilirsiniz.
