Yoğun bir iş programında, sadece öğle yemeği için değil, aynı zamanda beş dakikalık bir mola için de zaman ayırmak zor olabilir. Acil modda çalışmak sadece fiziksel yorgunluğa yol açmaz. Psikolojik rahatsızlık oluşur ve bu da depresyona neden olabilir. Bu nedenle, aşırı çaba sarf etmeden görevleri yerine getirebilmek için iş gününü yetkin bir şekilde organize etmek gerekir.
Zaman Yönetimi Matrisi - Nasıl İnşa Edilir
Çalışma süresini optimize etmenin en popüler yolu Eisenhower Matrisidir. Bu, zaman yönetimi eğitimlerinde ilk öğretilen şeydir. Basit bir dört hücreli tabloda, görevler önceliğe bölünerek yazılır. Sol üst karede - acil ve önemli. Bu, akut kriz iş anlarının, acil görevlerin, son teslim tarihlerine yaklaşan projelerin çözümünü içerir. Sağ üstte - önemli, ancak çok acil olmayan konular. Bu, yeni projeler planlamak, tamamlanmış olanların etkinliğini değerlendirmek, mevcut günlük görevler, yeni faaliyet alanları belirlemek. Sol alt hücre - daha az önemli ancak acil olan görevler. Buna telefon görüşmeleri, bazı toplantılar, acil malzemelerin değerlendirilmesi, sosyal aktiviteler dahildir. Ve son, sağ alt hücre - önemli değil ve acil değil. Bu rutin bir iş, bazı aramalar, eğlence.
En etkili çalışma günü, sağ üstteki karenin önemli, ancak acil olmayan konularla maksimuma kadar doldurulduğu gün olarak kabul edilir. Bu, verilen tüm görevleri tamamlamak için zamanın olduğu, her şeyin plana göre gittiği, herhangi bir acil durumun öngörülmediği anlamına gelir. Sol üst kare doluysa, bu, birçok görevin "sonraya" ertelendiği ve şimdi birikmiş acil ve çok önemli konular yığınını temizlemeniz gerektiği anlamına gelir. Aynı zamanda, önemli, ancak acil olmayan, yapılması gereken şeyler de birikiyor, ancak bunun için zaman yok. Ve acil durumun tamamlanmasından sonra, bir sonraki acil olmayan vakaların uzun zaman önce uygulanması için son tarihlere yaklaşması nedeniyle oluşur.
Böyle bir olay gelişimini önlemek için, Eisenhower matrisini yalnızca bir iş günü değil, düzenli olarak derlemek gerekir. En etkili yöneticiler bunu birkaç kez yapar. Ayın sonunda - bir sonraki, ana görevleri hücrelere dağıtmak. Haftanın sonunda - bir sonraki, mevcut işi karelere dağıtmak ve ayarlamalar yapmak. Ve iş gününün bitiminden önce - bir sonraki, birincil konuların bir planını hazırlamak. Böyle bir sorumluluk dağılımı, beş ila on dakika sürecek ve beyninizi, önce hangisini, hangisini daha sonra yapacağınızla meşgul etmemenizi sağlayacaktır.
Sürekli kriz - ne yapmalı?
İşler birikip birikiyorsa ve işçinin sekiz saati tüm görevleri yerine getirmek için yeterli değilse, yetki devrini düşünmeye değer. Belki de bir çalışan tarafından halledilemeyecek kadar çok görev belirlenmiştir. Bu durumun yönetime açıklığa kavuşturulmasında yarar vardır. Bunu yapmak için, alt öğeleri olan bir yapılacaklar listesi yapmanız gerekir - görevi tamamlamak için yapmanız gerekenler. Daha da iyisi, harcanan zamanı planlayın. Bu, patrona bir kişi için tüm iş hacmiyle başa çıkmanın gerçekçi olmadığını açıkça gösterecektir. Bu durumda, görevlerin bir kısmı yöneticiden kaldırılabilir ve başka bir çalışana devredilebilir.
