Birçok kuruluşun, belgeleri düzenlemek ve arşiv oluşturmak için katı gereksinimleri vardır. Vakaların güvenliğini sağlamak ve meraklı gözlerden izole etmek gerekir. Şirketin herhangi bir memuru, dosyaları flaş edebilmelidir ve bunu özenle ve son derece doğru bir şekilde yapmalıdır.
Gerekli
- - İş tanımı
- - Kırtasiye bız veya cilt makinesi
- - Sicim veya güçlü iplik
- - Dikiş iğnesi
- - Kırtasiye yapıştırıcısı
- - Beyaz kağıt
- - Makas
- - Hükümdar
- - Kalem
- - Mühür (gerekirse mühür mumu)
Talimatlar
Aşama 1
İş tanımınıza uygun olarak vakaları flaş etmeniz gerekiyor. Her durumda, tüm şirketlerde bu çalışma genel ilkelere göre yürütülmektedir. Öncelikle, her belgeyi sırayla numaralandırmanız gerekir. Kağıtlardan tüm ataşları, metal zımbaları ve çengelli iğneleri çıkarmayı unutmayın.
Adım 2
Sayfaların daha sonra serbestçe okunabilmesi için kasayı dikmeye başlayın. Bunu yapmak için, belgelerin sol kenar boşluğunun ortasında bir büro bızıyla dört dikey delik açın. Delikler arasındaki mesafe en az üç santimetre olmalıdır. A-4 belgelerini dikmek ve ciltlemek için özel bir masaüstü makinesi kullanmak uygundur. Yardımı ile gerekli klasörleri oluşturmak zor olmayacak - 10 cm kalınlığa kadar bir kağıt destesini hemen delebilir.
Aşama 3
Belgeleri bağlamak için özel bir dikiş iğnesinin yanı sıra sıra sicim veya güçlü naylon iplikler kullanın. Son çare olarak, sıradan iplikleri birkaç kez katlayabilirsiniz. Genellikle belgeler, sayfaların daha güvenli bir şekilde tutturulması için arka arkaya iki kez dikilir. Bu, özellikle dava sonsuz bir arşiv için hazırlanıyorsa önemlidir.
4. Adım
Gevşek uçları iplikte bırakın veya yaklaşık 6 cm sicim yapın, son belgenin yanlış tarafındaki orta delikten çekilmeleri ve bir düğümle sıkıca bağlanması gerekir.
Adım 5
Düğümü ve ipliklerin uçlarını bir daire (yaklaşık 4 cm çapında) veya bir kare (4 x 5 cm) ile büro tutkalı ile yapıştırın. Şekil kalın beyaz kağıttan kesilmelidir.
6. Adım
Mühürü, kağıt etiketle kısmen ve bir kenarı zımbalanmış kutunun son yaprağıyla örtüşecek şekilde yerleştirin. Bu yeri sızdırmazlık mumu ile de doldurabilirsiniz.
7. Adım
Tutkal tamamen kuruyana kadar bekleyin. Ardından, doğrudan mührün altına, dosyadaki yaprak sayısını belirtin ve görevlinin imzasını atın. Bir ciro mektubu ekleyin ve ciro tarihini belirtin. Birkaç sayfadan belgelerin kopyaları da dosyalanırken, imza, tarih ve "Kopya doğru" yazısını içeren bir damga koymak gerekir.
8. Adım
Geçici saklama için olan kutuyu bir ciltli ciltle, kalıcı arşiv için olan belgeleri ise bir ciltli kapakla ciltleyin. Dikilmiş durumdaki son tarihleri belirtin.
