Bir kişiye değil, çalışma ekibinizin birkaç üyesine mektup göndermek istiyorsanız, mektubun içeriği normalden biraz farklı olmalıdır. Ayrıca, ticari yazışma kurallarına uymayı unutmayın.
Talimatlar
Aşama 1
Posta listenize eklemek istediğiniz iş arkadaşlarının bir listesini yapın. Tüm muhatapların mevcut sorunla ilgili olup olmadığını kontrol edin. Tersine, bir şey hakkında bilgilendirilmesi gereken bir kişiyi mektubuyla atlayabilirsiniz. Paydaş çemberini inceleyin. "Adres" alanına hangi iş arkadaşınızı, "Bilgi" alanına kimleri koyacağınıza karar verin. Genellikle, doğrudan yürütücüler “Muhatap” sütununa yazılır ve “Kopyala” alanına süreci kontrol eden veya dolaylı olarak katılanların yanı sıra sadece ilgilenen bir çalışan yazılır.
Adım 2
Alıcı adlarını nasıl düzenleyeceğinizi düşünün. Şirketinizin bu konuda belirli belirlenmiş kuralları varsa sizin için çok daha kolay olacaktır. Aksi takdirde, sıraları farklı şekillerde belirlenebilir. Örneğin, soyadlarını alfabetik sıraya koyun. Kıdem ilkesi kullanılabilir. Sekreterden birkaç alıcıya hitaben yazılmış bir mektup bulmak ve bunu nasıl yaptığını görmek daha iyi. Büyük olasılıkla, bu, şirketinizin konuşulmayan standardıdır.
Aşama 3
Mesajın konusunu belirtin. İçeriğini kısaca yansıtmalıdır. Bundan sonra, mektubun gövdesine gidin. Ticari yazışma kurallarına uyun. Ekibe kibarca merhaba deyin ve konuya geçin.
4. Adım
Sadece dava üzerine yazın. Önemli detayları kaçırmayın, ancak "suyu" da seyreltmeyin. Meslektaşlarınızın zamanını takdir edin. Mesajınızın özünü daha iyi anlamak için diğer yazışmalardan haberdar olmanız gerekiyorsa, mektubun altına alıntı yapın. Herkese veda etmeyi ve herkese verimli bir iş günü dilemeyi unutmayın.
