Kuruluş ne tür bir faaliyette bulunursa bulunsun, yaşamı boyunca korunması gereken önemli miktarda belge oluşturur. Şirket ne kadar büyük ve faaliyetlerinin kapsamı ne kadar geniş olursa, biriken belgelerin hacmi de o kadar büyük olur. Doğal olarak, er ya da geç, alakasız belgelerin sınıflandırılması ve imha edilmesi sorunu ortaya çıkar. Geriye neyin yok edilebileceğini ve neyin korunması gerektiğini belirlemek kalıyor.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeleri sistematik hale getirmek için, depolama için alınan her belge için, belgenin kuruluş için risk oluşturmadan imha edilebileceği saklama süresinin belirlenmesi gerekir.
Saklama süresinin Rosaarchiv tarafından belirlendiği onaylanmış belge listesini kullanın. Bu tür belgeleri sistematize ederken yönlendirilmesi gereken ana belge, "Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan, saklama süresini gösteren tipik yönetim belgelerinin listesi"dir (Rosarchiv tarafından 06.10.2000 tarihinde onaylanmıştır)
Adım 2
Ayrıca, kuruluşunuz departman niteliklerine giriyorsa başvurmanız gereken departman kontrol listelerini inceleyin (örneğin, askeri departmanlar, bankacılık departmanları vb. için kontrol listeleri vardır). En yaygın kuruluş türleri için, belge listeleri de oluşturulmuştur (örneğin, anonim şirketler için).
Aşama 3
Bir dizi belge, özelliklerine göre saklanmaya tabidir, örneğin, vergi belgelerinin en az 4 yıl ve mali tabloların - en az 5 yıl süreyle saklanması gerekir.
4. Adım
Listelerin kullanılması, her belge türü için net bir saklama süresi olduğundan, belgeleri düzenlemenin en uygun yoludur. Ancak, tüm belgeler listeler halinde sınıflandırılamaz. Bazı belgeler için saklama süresi kuruluşun kendisi tarafından belirlenmelidir.
Bu amaçla, kuruluş, uygun bir talimatla, belgelerin değerini düzenli olarak inceleyen, saklama sürelerini belirleyen ve saklama süresi sona ermiş veya gerekli olmayan belgeleri imha eden bir uzman komisyonu oluşturur. Komisyonun, belgenin uygunluğunu ve kaybından kaynaklanan olası riskleri hesaplayabilen kişileri içermesi önemlidir.
