İş yazışmalarını özel mesajlardan ayıran özellikler vardır. İsim ve soyadı ile hitap eden resmi iletişim tarzı, yazım ve noktalama kurallarına bağlılık, doğru bir iş mektubunun temelidir.
Talimatlar
Aşama 1
Mektuba "Sevgili (ler) …" kelimeleri ile başlamak daha iyidir. Rütbesi daha yüksek bir kişiyle iletişim kurmanız gerekiyorsa, bunu ad ve soyadı ile yaptığınızdan emin olun. Hayatta kolayca iletişim kurarak, iş yazışmalarında resmi bir ton tutmanız gerekir. Aniden mektuplar CEO'ya ulaşırsa, "Hey, kardeşim" gibi bir selamlama görünce tatsız bir şekilde şaşıracaktır.
Adım 2
Bir kişiye hitap ederken büyük harfle yazın: siz, siz, sizin, siz, vb. Birden çok başvuru her zaman küçük harftir.
Aşama 3
Mektubun tonu ciddi ve sağduyulu olmalıdır. İş akışlarının ayrıntılı bir açıklamasına derinlemesine girmeyin, konuya yazın. İhtiyacı olmayan ayrıntıları tekrar anlatarak muhataptan değerli zamanını almayın.
4. Adım
Yazarken standart yazı tiplerini ve siyahı kullanın. Gökkuşağı rengindeki metnin okunması kolay değildir. Bir cümleyi vurgulamak istiyorsanız, önüne "Dikkatinizi çekiyorum ki…" yazın.
Adım 5
İfadeleri kullanmayın. Sadece dostane yazışmalarda geçerlidirler. Onun için mizahi bir ton ve argo ifadeler ("sabun" - e-posta, "programcı" - programcı vb.)
6. Adım
Mektubunuza sorunun özünü belirterek başlayın. Ancak o zaman tüm sorularınızı sorun.
7. Adım
On ikinci yazı tipinde 1/3 A4 kağıda sığdırmaya çalışın. Hacimli harfleri okumak zordur. Genellikle sonuna kadar okunmazlar veya tüm paragraflar atlanır. Çok şey yazmanız gerekiyorsa, bilgileri birkaç mesaja bölün.
8. Adım
Bir iş mektubu için en iyi son "Saygılarımla, ad ve soyad." E-posta ile iletişim kuruyorsanız, tüm harflere eşlik edecek bir imza yazdığınızdan emin olun. Şunlar olmalıdır:
- soyadı, gerekirse ad - soyadı;
- konum;
- Firma Adı;
- adres;
- telefon;
- ek bilgi - kurumsal stil tarafından sağlanıyorsa slogan, dilek vb.
9. Adım
Noktalama işaretlerini ve yazım denetimi yapın. Virgüllerden emin değilseniz, cümleyi farklı bir şekilde kurun veya ikiye bölün. Şüpheli bir kelimeyi eş anlamlı ile değiştirmek daha iyidir.
